InnEhåll #3-2011 - Posten

Agenda teknik ordning och redaFrån kaos till kontrollSmarta arkiv sparar tidFöretaget Danica Pension nådde en kritisk massa när dehanterade 10 000 ärenden helt manuellt. Då samlade demedarbetarna och utformade ett helt nytt system.Resultatet blev digitalt, effektivt och…roligt (!).Informationshygien. Såkallar Danica Pension sin internait-revolution. Arkivskåpen ochpärmarna är för länge sedanutkastade. Personalens frustrationöver att behöva leta efterinformation har bytts ut motöverblick, effektivitet och kontroll.Övergången till ett smartdigitalt hanteringssystem harvarit ett win-win från dag ett.– Jobbet har blivit enklare ochroligare, kunden får bättre serviceoch vi sparar massor medvärdefull tid varje dag, konstaterarHans Wirsén, it-ansvarig.För fem år sedan hanteradeDanica cirka 10 000 ärenden heltmanuellt. Dokumenten vandradei pappersform mellan olika händeroch lagrades i arkivrum.– Vi hade nått en kritiskmassa. Personalen var frustreradöver att behöva lägga så myckettid på att leta och började byggaupp egna privata arkivsystem.Med den här utvecklingen skullevi snart stå inför stora logistikproblemoch personalomsättning.Vi räknade ut att vi ägnadecirka 6 000 timmar om året barapå att söka information.Lösningen kom från Smartinfo,ett företag som erbjuderskräddarsydda system för informationshantering.Affärsidéngår ut på att omvandla företagsinformationtill elektronisktsökbar data och bygga digitalaarkivsystem som ger överblickoch tillgänglighet.– I dag arbetar vi på ett heltannat sätt, berättar Hans Wirsén.Alla ärenden som kommer inskannas och hamnar automatiskthos rätt handläggare och försesmed ett slutdatum. Systemetkan tolka handskriven text ochsjälv föreslå var dokumentet hörhemma.Men Wirsén nöjde sig intebara med att identifiera problemetoch målet – han insåg att desom var bäst på att hitta vägarnadit var personalen, de som dagligenarbetade med arkivering ochkundkontakt.– Vi satte ihop workshops därvi studerade tids- och arbetsprocessertillsammans. Personalenvar med i alla moment ochutformade systemet. Det gjordeatt övergången blev smidig ochatt det fanns en välvilja och endelaktighet som blev ett lyft föralla inblandade.paula asarnojOm SmartinfoLevererar lösningar inom informationshantering.De täckerbland annat digital arkivering ochtolkning av handskriven text.Liknande tjänster levereras avCanon och Konica Minolta.Danica Pensionsit-revolutionsammanfattad isex punkter.FÖRE:1. All information var pappersbaserad.2. Varje ärende hade enuppstartstid på ca 5–7minuter.3. 40 hyllmeter ”dödmateria”.4. Inhyrd arkiveringspersonal.5. Dokument skickadesmed post fram ochtillbaka till kunden.6. Frustration över att intekunna ge god och snabbservice.efter:1.Hanterar all informationdigitalt – all post skannasin.2. Varje ärende har en uppstartstidpå 1 sekund.3. Inga arkivskåp ellerpärmar.4. Kontroll och tillgänglighet.5. Smart teknik som tolkarhandskrift.6. Skönare och roligare attjobba.Tidernas företagareVad snackar de om?ProkuristEn prokurist är enperson som har ensärskild fullmakt (enprokura) och somdärför har rätt attföreträda företageti allt som gällerföretagets näringsverksamhet.Prokurakallas även handelsfullmakt.mark hughes – den drivne drömmarenKlockan tio på förmiddagenden 21 maj 2001 hittade MarkHughes fjärde fru honom död iparets säng i 200-miljonersvillani Malibu. Hans solbrända,vältränade kropp och kritvitatänder hade inte hjälpt. Hanhade, ”av misstag”, tagit denanitdepressiva medicinen doxepini kombination med alkohol.Grundaren av Herbalife varen man med många sidor. Ytanvar en glittrande Hollywoodfasadsom förtrollade alla, inutiblandades alkoholism med endrivkraft så stark att han inteMark Hughesdrog sig för att ljugaom sin uppväxt för attkunna komma med enbra story.Mark kunde säljasand i Sahara, menhjärtat var alltidmed i hans arbete.”Hans ögonkontaktomfamnade dig. Vikallade det att bli Herbaliserad”,säger en tidigare medarbetarei en artikel i Details magazine ioktober 2000.Herbalife grundades 1980och har kritiserats för vilseledandehälsoprodukter.Trots detta finns företageti dag i 73 länderoch har en omsättningpå 15 miljarder kronor.Precis som dessgrundare drivs Herbalifeav drömmar om ettbättre liv. Eller som denkarismatiske Mark i enrättegång kommenterade denäringsexperter som kritiserathans produkter:”Om de är sådana experterpå viktminskning, varför är dedå så feta?”du&c0 3-2011 31