Βέλτιστες διεθνείς πρακτικές εφαρμογής ΤΠΕ σε μικρές & μεσαίες ...

Βέλτιστες Πρακτικές Χρήσης Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών στο Δημόσιο και Ιδιωτικό ΤομέαΠαραδοτέο Π6: Βέλτιστες διεθνείς πρακτικές εφαρμογής ΤΠΕ σε μικρές & μεσαίες επιχειρήσειςΣτόχοιΤο έργο είχε ως στόχο να ξεπεραστούν τα προβλήματα ροής του χρήματος, των οποίων η διαχείριση ήταν πολύ δύσκολη καθώς υπήρχε μεγάλος βαθμός αβεβαιότητας στοπότε οι πιστωτές θα κατέβαλλαν την πληρωμή. Για την αντιμετώπιση του προβλήματος αυτού ξοδεύονταν 5 ώρες κάθε εβδομάδα με επισκέψεις στα τοπικά καταστήματα τηςΒασιλικής Τράπεζας της Σκωτίας (Royal Bank of Scotland) για τον έλεγχο του λογαριασμού και τις μη εκκαθαρισμένες επιταγές. Ακολουθούσαν ανώφελοι τόκοι λόγω τηςαβεβαιότητας των χρηματικών ροών. Για να αντιμετωπιστεί αυτό έπρεπε να μεταφέρονται από πριν χρήματα από το λογιστικό γραφείο Alex Lawrie. Επιπλέον, το αντίγραφοκάθε απόδειξης αποστελλόταν στο λογιστικό γραφείο Alex Lawrie καθώς και στους πελάτες και υπήρχε συχνά καθυστέρηση αρκετών ημερών πριν γίνουν διαθέσιμα τακεφάλαια, περιορίζοντας περαιτέρω το κεφάλαιο κίνησης.ΔραστηριότητεςΗ εταιρία συνεργάστηκε με την Βασιλική Τράπεζα της Σκωτίας (Royal Bank of Scotland) και στα πλαίσια του έργου εγκατέστησαν την τραπεζική διαδικτυακή υπηρεσία τηςίδιας της τράπεζας, τη Royline. Σταδιακά εγκατέστησαν έναν ηλεκτρονικό σύνδεσμο με το λογιστικό γραφείο Alex Lawrie. Στην αρχή η Royline εφαρμόστηκε από λόγουςπεριέργειας και η αρχική επιτυχία αποτέλεσε τον καταλύτη για την σύνδεση με το Alex Lawrie. Η υπηρεσία της Royline κοστίζει £10 το μήνα (χωρίς να συμπεριλαμβάνονται ταέξοδα συναλλαγής και οι τηλεφωνικές χρεώσεις) και περιλαμβάνει μια υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών. Η διαδικτυακή υπηρεσία από το Alex Lawrie ήταν δωρεάν καιπεριλάμβανε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Διαδίκτυο και ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης. Οι δύο διαδικτυακές εφαρμογές παίζουν τώρα σημαντικό ρόλο στην επιχείρηση τηςKindrace. Η διαδικασία δουλεύει με τον εξής τρόπο:Όταν η Kindrace εκδίδει μία έντυπη απόδειξη από το λογιστικό σύστημα Pegasus, ένα αντίγραφο αποστέλλεται τόσο στον πελάτη όσο και στο γραφείο Alex Lawrie. Περίπουτο 85% των πελατών που η Kindrace περιγράφει ως «σταθερούς» πληρώνουν στο Alex Lawrie. Το υπόλοιπο 15% αποτελείται από μη «σταθερούς» πελάτες οι οποίοιπληρώνουν αμέσως. Χρησιμοποιώντας την διαδικτυακή σύνδεση με το Alex Lawrie, η Kindrace στέλνει πλέον τις λεπτομέρειες της απόδειξης ηλεκτρονικά αμέσως μετά τηνέκδοσή τους. Στη συνέχεια, το 80% της αξίας των αποδείξεων είναι διαθέσιμο σε 24 ώρες, πριν ακόμα ο πελάτης και το Alex Lawrie λάβουν την έντυπη απόδειξη.Προηγουμένως, τα κεφάλαια των αποδείξεων ήταν διαθέσιμα αφού η έντυπη απόδειξη έφτανε με το ταχυδρομείο στο γραφείο Alex Lawrie και καταχωρούνταν στο εσωτερικόσύστημα του.Η Royline χρησιμοποιείται σε καθημερινή βάση και περιλαμβάνει τον έλεγχο του λογαριασμού και τις μη εκκαθαρισμένες επιταγές. Αυτό είναι πολύ σημαντικό διότι ότανπληρώνεται ένας προμηθευτής, η πληρωμή μπορεί να πάρει ώρα μέχρι να αφαιρεθεί από τον λογαριασμό της Kindrace.Η κατάσταση σε σχέση με τη ροή χρήματος, αποτελούσε πάντα πρόβλημα και απαιτούσε συχνές επισκέψεις στην τράπεζα. Τυπικά η Κindrace συνήθιζε να δίνει εντολή στοAlex Lawrie (σχεδόν κάθε πέντε μέρες) να μεταφέρει ένα συγκεκριμένο ποσό χρημάτων στο λογαριασμό της Kindrace στην Βασιλική Τράπεζα της Σκωτίας. Αυτό γινόταν μέσωτης τραπεζικής υπηρεσίας εκκαθάρισης (CHAMPS) προκειμένου το ποσό να εκκαθαριζόταν την ίδια μέρα. Η υπηρεσία Royline τους έδωσε την ευκαιρία να αφήσουν πίσω τηνδιαδικασία αυτή, μειώνοντας τις χρεώσεις από το λογιστικό γραφείο αλλά διασφαλίζοντας ότι δεν θα υπάρχουν περιπτώσεις υπερ-ανάληψης. Η Kindrace πλέον ζητά κεφάλαιακάθε 10 μέρες και τα ποσά μπορούν να είναι πιο ακριβή καθώς τώρα η εταιρία γνωρίζει το ακριβές ποσό που απαιτείται προκειμένου να διασφαλίσει ότι έχει αρκετά χρήματαγια να καλύψει τα χρέη της. Ένα ακόμα πρόβλημα ήταν ότι ήταν δύσκολο για την Kindrace να ελέγχει τα πρόσφατα μη εκκαθαρισμένα χρέη καθώς επίσης και τον έλεγχο τουτραπεζικού υπολοίπου. Αν η εταιρία εκτιμούσε ότι αποδείξεις £60.000 ήταν απλήρωτες, θα μετέφεραν περισσότερα χρήματα (π.χ. £64,000) προκειμένου να είναι σίγουρη ότιτο χρέος θα καλυφθεί.Με τη διαδικτυακή υπηρεσία η Kindrace έχει καλύτερο έλεγχο του τραπεζικού λογαριασμού και των εκκρεμών χρεών. Αν είχαν απλήρωτες αποδείξεις £60.000 μεταφέρουνμόνο £60,000 από το Alex Lawrie καθώς γνωρίζουν ότι αυτά θα είναι αρκετά. Επιπλέον, η Kindrace μπορεί να καθυστερήσει τη μεταφορά χρημάτων για 5 μέρες καιεπιπροσθέτως να μειώσει τα επιτόκια των χρεώσεων.Αποτελέσματα- Η Kindrace επωφελείται επειδή το 80% των κεφαλαίων από τις αποδείξεις είναι διαθέσιμα δύο μέρες νωρίτερα σε σχέση με την προηγούμενη διαδικασία. Επίσης, οιΙούνιος 200723