Βέλτιστες διεθνείς πρακτικές εφαρμογής ΤΠΕ σε μικρές & μεσαίες ...

Βέλτιστες Πρακτικές Χρήσης Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών στο Δημόσιο και Ιδιωτικό ΤομέαΠαραδοτέο Π6: Βέλτιστες διεθνείς πρακτικές εφαρμογής ΤΠΕ σε μικρές & μεσαίες επιχειρήσειςΗ Ομάδα Καθοδήγησης προσέλαβε ένα project manager και μαζί με τον υπεύθυνο για την ομαλή πρόοδο του έργου καθόρισαν το πλαίσιο και τις ευρύτερες παραμέτρους του έργου.Μετά από μερικές δοκιμασίες του χώρου και μερικά τεχνολογικά εμπόδια της τελευταίας στιγμής στάλθηκαν στους πωλητές πληροφορίες εγγραφής καθώς επίσης και επιστολές καλωσορίσματος.Καθώς οι πωλητές έφταναν στον χώρο ο υπεύθυνος για την ομαλή πρόοδο του έργου τους καλωσόριζε αυτοπροσώπως, έδινε συγχαρητήρια στους νέους και πρόσφερε βοήθεια με την χρήση τηςτεχνολογίας. Παρουσίαζε τακτικές αναφορές σχετικά με την πρόοδο του έργου. Η ομάδα υποστήριξης είχε προετοιμάσει μερικές δραστηριότητες για να σπάσει ο πάγος μεταξύ των πωλητών –πέντε εύκολα θέματα συζήτησης για να ξεκινήσει ο διάλογος πάνω σε θέματα για το ποια μορφή θα πρέπει να έχει η κοινότητα. Όμως αποδείχθηκε ότι οι πωλητές τελείωναν γρήγορα με αυτό τοθέμα και επικεντρώνονταν σε δικά τους θέματα. Σύντομα η κοινότητα ανακάλυψε ένα ρυθμό δραστηριοτήτων οι οποίες είχαν μεγάλη αξία. Χωρίς καμία προτροπή, οι πωλητές άρχισαν ναεμπλέκονται σε συζητήσεις περιπτώσεων μέσω της αναφοράς προβλημάτων που οι ίδιοι είχαν αντιμετωπίσει στη δουλειά τους. Καθώς η κοινότητα εμπλεκόταν σε διαλόγους παραγόταν πολύχρήσιμο υλικό. Μετά από μερικούς μήνες υπήρχαν δεκάδες διαλόγων για διαφορετικά θέματα εκ των οποίων τα περισσότερα είναι αρχειοθετημένα ενώ υπάρχουν και πολλά που είναι ενεργά. Ακόμακαι με την αναζήτηση λέξεων κλειδιών ο όγκος του υλικού των συζητήσεων είναι πολύ μεγάλος. Ακόμα ένας σημαντικός ρόλος του υπεύθυνου για την ομαλή πρόοδο ήταν η σύνθεση τωνσυζητήσεων σε περιλήψεις ή κατά περιπτώσεις οι οποίες θα αρχειοθετούνταν ή θα συμπεριλαμβάνονταν στην τακτική αλληλογραφία. Με αυτό τον τρόπο οι συμμετέχοντες θα μπορούσαν ναανακαλέσουν στην μνήμη τους το περιεχόμενο των συζητήσεων ενώ ένας νέος πωλητής θα μπορούσε να πιάσει το νόημα των όσων είχαν συζητηθεί.ΑποτελέσματαΤο κυριότερο αποτέλεσμα αυτού του έργου είναι η ζωντανή εκπαιδευτική κοινότητα η οποία συνδέει τους πωλητές σε ολόκληρο τον Καναδά. Αυτό από μόνο του αποτελεί σημαντικό επίτευγμα.Αυτοί οι πωλητές έχουν ένα δυνατό σημείο επικέντρωσης στις επιδόσεις. Κάθε στιγμή που περνούν στην κοινότητα είναι χρόνος που δεν διαθέτουν στις πωλήσεις. Η συμμετοχή τους αποτελείμαρτυρία για την αξία που βρίσκουν στην επικοινωνία τους. Μάλιστα η ομάδα του έργου εξεπλάγην από την προθυμία των πωλητών να συζητήσουν μικρά “κόλπα” στις επιχειρήσεις τους και ναμοιραστούν τη γνώση τους σε πιθανά θέματα ανταγωνισμού.Μαθήματα και συμπεράσματαΟι οργανισμοί πρέπει να δημιουργούν ένα πολιτιστικό και στρατηγικό πλαίσιο μέσα στο οποίο οι εκπαιδευτικές κοινότητες θα έβρισκαν πρόσφορο έδαφος. Αυτό υπογραμμίζει την σημασία μιαςκοινής γλώσσας για τη συζήτηση του ρόλου των κοινοτήτων και τη σπουδαιότητα τους στο πλαίσιο στρατηγικής του οργανισμού. Είναι σημαντικό να δημιουργηθεί μία ατμόσφαιρα αμοιβαίαςεμπιστοσύνης τόσο μέσα στην κοινότητα όσο και με τον ίδιο τον οργανισμό. Ζητήματα εμπιστευτικότητας είναι πολύ σημαντικά. Χρησιμοποιώντας τα προβλήματα των μελών σαν καταλύτημάθησης δημιουργείται κλίμα εμπιστοσύνης. Η ανοιχτή και συχνή επικοινωνία είναι πολύ σημαντική για τη διατήρηση του κλίματος εμπιστοσύνης.Τέλος, το έργο παρουσίασε την δυνατότητα μιας υγιούς ισορροπίας μεταξύ του επίσημου και του ανεπίσημου. Το έργο λειτούργησε ως μία επίσημη διαδικασία, στο πλαίσιο μιας επίσημηςγνωστικής στρατηγικής. Και όμως ήταν αυτή η ενέργεια και η συστηματική στρατηγική που οδήγησε στην υποδομή υποστήριξης μέσα στην οποία οι πωλητές αισθάνονται ότι μπορούν ναδιαμορφώσουν την δική τους κοινότητα και να πάρουν την τύχη στα χέρια τους.Έτος υλοποίησηςΚόστος υλοποίησηςΈναρξη: 2000N/AΠρόσθετα στοιχείαΣχετικοίσύνδεσμοιhttp://www.clarica.com/e/index.asphttp://www.beepknowledgesystem.org/Search/ShowExecutiveSummary.asp?CaseΤίτλοςID=335&CaseID=785Ιούνιος 200753