Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

kurzlebiger Trends. Dieser Ansatz vermag sowohl künftige als auch vergangene
Methoden wenn auch nicht perfekt, so doch viel besser zu berücksichtigen, als es
eine Fixierung auf die Diskussion des Tages es ermöglichen würde.
Aufbau und Anwendung des dynamischen
Dokumentationsprofils
Das Dokumentationsprofil handelt von Unterlagen, die aktuell und in Zukunft
angeboten werden und daher in den letzten Jahrzehnten entstanden sind oder noch
entstehen werden. Sollten noch ältere Unterlagen angeboten werden, können
Gesichtspunkte eine Rolle spielen, die hier nicht eigens aufgeführt werden, etwa bei
der Übernahme von Unterlagen aus der Zeit des Nationalsozialismus.
Die Arbeit an einem Dokumentationsprofil sowie an seinen einzelnen Bestandteilen
und Komponenten wird niemals abgeschlossen sein, sondern ist als permanenter
Prozess zu verstehen. Aktualisierungen einzelner Teile können als Reaktion auf
gesetzliche oder sonstige Neuerungen im Aufgabenspektrum der Verwaltung, auf
technische Entwicklungen oder auf eine Evaluation der bisherigen Vorgehensweisen
erfolgen.
Das Dokumentationsprofil als Steuerungsinstrument für die Überlieferungsbildung ist
daher modular aufgebaut, so dass einzelne Teile immer wieder geändert werden
können.
Die Steuerung der Überlieferungsbildung erfolgt auf drei Ebenen:
• Grundlegende Zieldefinitionen zur Überlieferungsbildung insgesamt (1. Ebene)
• Präzisiere Zieldefinitionen für einzelne inhaltlich definierte
Überlieferungsbereiche (2. Ebene)
• Festlegung von Grundsätzen zur Übernahme oder Sammlung bestimmter
Unterlagengruppen sowie konkrete Bewertungsmodelle oder
Sammlungsprofile für bestimmte Ämter oder Überlieferungsbereiche (3.
Ebene)
14