Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Bereichen inklusive dem des nicht-amtlichen Schriftguts anwendbar. Einige Beispiele
vermögen dies zu verdeutlichen:
• Existiert zu Massenakten eine Kartei (oder Datenbank), in der die
aktenführende Stelle die wesentlichen Daten zu jedem Fall festgehalten hat,
reicht häufig die Übernahme dieser aggregierten Quelle aus, um die
Bedürfnisse der quantitativen historischen oder Sozialforschung zu
befriedigen. Gleichzeitig ist im Unterschied zur Samplebildung bei den Akten
sichergestellt, dass zu jedem Fall Informationen vorhanden bleiben, so dass
auch die Bedürfnisse der biographischen Forschung bis hin zur Genealogie
berücksichtigt sind. Auf eine Samplebildung kann dann verzichtet werden.
Gleiches gilt für Massenakten, zu denen bereits umfassende statistische
Auswertungen vorliegen (publiziert oder nicht publiziert).
• In den Rats- und Ausschussprotokollen (mit Anlagen) sind alle wesentlichen
Probleme und Fragen sowohl aus der Verwaltung als auch aus weiten Teilen
der Stadtgesellschaft dokumentiert. Zwar fehlen die Entstehungsprozesse von
Ratsvorlagen und weitere Hintergrundinformationen, jedoch ist auf der
anderen Seite sichergestellt, dass durch die Ratsunterlagen strategische
Planungen und Grundsatzprobleme (Haushalt, Personal, Organisation, Ziele
etc.) aller Ämter breit dokumentiert sind. Damit kann bei Ämtern, deren
Aufgaben mit einer geringen Archivwürdigkeit verbunden sind, auf eine
umfangreiche Aktenüberlieferung verzichtet werden. Gleiches gilt für
Protokolle von Leitungsgremien oder Arbeitsgemeinschaften innerhalb einer
Institution, aber auch eines Vereins, deren vollständige Übernahme
Aktenüberlieferung überflüssig machen kann.
• Umfangreiche Akten zur Organisation von Veranstaltungen, Ausstellungen
usw. können verzichtbar sein, wenn gedruckte Jahres- oder
Spielzeitprogramme laufend archiviert werden. Die Zusatzinformationen, die
die Akten der ausrichtenden Institution darüber hinaus liefern können,
beschränken sich nicht selten auf organisatorische Details der Veranstaltung
(sowie auf Rechnungen, Lieferscheine, Angebote etc.), die nicht archivwürdig
sind.
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