Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Runde stellt damit das Instrument zur Sicherstellung der sachgerechten Umsetzung
der gemeinsamen Grundsätze in die Praxis dar.
Ein weiterer Grundsatz ist der der Transparenz und der dazu notwendigen
schriftlichen Dokumentation aller Übernahmeentscheidungen. Nur so ist zu
gewährleisten, dass die notwendigen Diskussionen offen geführt und die bisherige
Praxis ständig evaluiert werden kann. Außerdem erleichtert die schriftliche
Dokumentation im Nachhinein das Verständnis für die Bewertungsentscheidungen
und damit einen Wissenstransfer innerhalb des eigenen Archivs.
Schließlich ist festzuhalten, dass alle Planungen, Zieldefinitionen und
Grundsatzentscheidungen niemals die Realität vollständig abdecken können. Es wird
also immer wieder zu Entscheidungen kommen müssen, für die das
Dokumentationsprofil keinen Grundsatz bereithält. Diese sind aber im Geiste des
Profils zu fällen, sorgfältig zu dokumentieren und gegebenenfalls zum Anlass für eine
Aktualisierung oder Erweiterung des Profils zu nehmen.
Eine Begründung ist nur für die Übernahme von Unterlagen erforderlich, nicht für
deren Kassation. Daher gilt der Grundsatz, dass Unterlagen, die nicht ausdrücklich
als archivwürdig bezeichnet werden, zu kassieren sind – selbst wenn man davon
überzeugt sein sollte, dass sie für ein anderes Archiv archivwürdig wären, dieses
aber eine Übernahme ablehnt. Zum einen sind die Ziele der Überlieferungsbildung
einzelner Archive und ganzer Archivsparten so unterschiedlich, dass es niemals zu
einer abstrakt feststellbaren, allgemeingültigen Archivwürdigkeit kommen kann.
Gerade deshalb bietet die Überlieferungsbildung im Verbund den Vorteil einer
multiperspektivischen Überlieferungsbildung. Das hat zum anderen eine
Aufgabenteilung zur Folge, bei der ein Kommunalarchiv nicht für – aus kommunaler
oder auch Benutzersicht bisweilen kritisch gesehene – Bewertungsentscheidungen
eines Staats-, Wirtschafts- oder Literaturarchivs gerade zu stehen hat: Diese sind
dort zu verantworten, wo sie entstehen, und sie müssen und können nicht auf Kosten
der Stadt Köln durch vermehrte Übernahmen von an sich kassablen Unterlagen
geheilt werden.
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