Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Grundsätzlich kommt eine solche archivische Herstellung einer aggregierten
Überlieferung wegen dieser Vorteile auch bei analogen Unterlagen in Frage, z.B.
durch Entnahme eines Datenblatts mit den wesentlichen Angaben aus allen
Einzelfallakten. Wegen des dabei entstehenden hohen personellen Aufwands ist
dieses Mittel jedoch nur sehr dosiert einzusetzen.
Fall 2: Typische oder exemplarische Fälle sollen zur Auswertung archiviert werden
Sofern die Archivierung eines repräsentativen Samples nicht möglich oder sinnvoll
ist, kann es trotzdem angebracht sein, eine Auswahl von typischen oder
exemplarischen Fällen zu archivieren. Dies kann etwa zur Ergänzung aggregierter
Quellen und Veranschaulichung des Verwaltungsverfahrens dienen – wenn das
Verfahren nicht so normiert ist, dass sich seine Durchführung unmittelbar aus den
einschlägigen Bestimmungen ergibt. Es kann aber auch notwendig sein, um
zusätzlich zu besonderen Fällen (s. unter Fall 3) einige durchschnittliche der
Nachwelt zu überliefern, so dass das Besondere der Sonderfälle besser eingeordnet
werden kann.
Bei der Auswahl typischer Fälle ergibt sich grundsätzlich das Problem der Auswahl,
denn die Akten sind natürlich nicht als Sonder- oder Durchschnittsfall
gekennzeichnet. Im günstigsten Fall helfen jedoch bereits in der Behörde
angefertigte Statistiken und Berichte weiter. Solche Auswertungen könnten Hinweise
darauf geben, welches Antragsvolumen, welcher Verfahrensausgang, welche
Verfahrensdauer oder welche juristische Argumentation typisch war oder ist. In
Zusammenarbeit mit dem Personal der Schriftgutverwaltung lassen sich dann
verschiedene Sets solcher Fälle ermitteln. Jedoch ist ein solches Verfahren zum
einen so aufwändig, dass es in der Praxis nur selten lohnend sein wird, und zum
anderen ist es methodisch schwierig, mithin fehleranfällig und offen für subjektive
Wertungen, so dass das Ergebnis zweifelhaft ist, zumal die Archivierung solcher
Vorgänge streng genommen gar nicht mehr notwendig ist, wenn sie aufgrund
anderer Quellen ermittelt werden können.
In der archivischen Praxis bleibt daher für die Auswahl typischer Fälle häufig nur eine
willkürliche Auswahl von solchen Einzelfall-Vorgängen, die nicht schon äußerlich
durch besonders großen oder besonders kleinen Umfang oder andere
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