Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Fall 1: Statistische Auswertung wird angestrebt
Sollen zu einem Verwaltungsverfahren statistische Auswertungen für eine quantitativ
arbeitende Forschung ermöglicht werden, so sollte zunächst auf aggregierte Quellen
zu diesem Verfahren zurückgegriffen werden, sofern sie vorhanden sind und eine
ausreichende Datenbasis liefern: Karteien, Amtsbücher oder Datenbanken, in denen
jeder Fall mit den wesentlichen Eckdaten erfasst ist, ermöglichen eine
Vollarchivierung aller Fälle. Das hat nicht nur den Vorteil, wesentlich mehr
quantitative Forschungsansätze zuzulassen, als dies bei einer Samplebildung an den
Akten jemals der Fall sein könnte, sondern stellt auch gleichzeitig eine breite
Grundsicherung an Informationen sicher. Wo immer möglich, genießt daher die
Übernahme solcher Quellen Priorität vor der Übernahme von Einzelfall-Vorgängen.
Gleiches kann gelten, wenn bereits im laufenden Verfahren erstellte analoge oder
digitale Statistiken, Abrechnungen oder Berichte eine hohe Zuverlässigkeit aufweisen
und die wesentlichen Aspekte berücksichtigt haben. Hier kann die quantifizierende
Forschung auf die aufwändige Auswertung von Akten – statistischem Rohmaterial –
verzichten.
Erst wenn beide Möglichkeiten, quantifizierende Forschungen über aggregierte
Quellen zu ermöglichen, ausfallen, sollte die Archivierung eines Samples der Akten
in Betracht gezogen werden. Dabei ist zunächst zu ermitteln, ob das Aktendepot
intakt und geordnet ist, ob die Grundgesamtheit der enthaltenen Fälle genau
angegeben und eingegrenzt werden kann 34 und ob die Einzelfall-Vorgänge
überhaupt ausreichend formalisierte oder standardisierte Elemente enthalten, um die
angestrebte statistische Auswertung zu ermöglichen.
Wird eine dieser Fragen mit einem „Nein“ beantwortet, kommt die Bildung eines
repräsentativen Samples nicht mehr in Betracht, so wünschenswert sie auch
34 Das ist häufig nicht der Fall, wenn sich Zuständigkeiten im Verlaufe der Zeit geändert haben,
insbesondere wenn die Aufgabenteilung zwischen Staat und Kommune Änderungen unterlag. Es ist
darüber hinaus auch dann nicht der Fall, wenn in einer Aktenserie die Einzelfallakten zu
unterschiedlichen Verwaltungsverfahren gemischt wurden und daher untrennbar gemeinsam
angeboten werden. Schließlich ist es auch nicht der Fall, wenn die Abgaben in kleinen Schritten
portionsweise erfolgt, ohne dass diese Portionen genau abgegrenzt werden können. Dies gilt
gleichermaßen für analoge und digitale Unterlagen.
40