Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Voraussetzungen für eine problemlose Archivierung in Teilen oder insgesamt
erfolgen. Das Archiv ist daher an der Einführung und Beschaffung aller
Fachanwendungen zu beteiligen.
Neue Herausforderungen in der Bewertung ergeben sich vor allem durch
elektronische Fachanwendungen wie z.B. das Intranet, Geo- und
Umweltinformationssysteme. Charakteristisch für diese Systeme ist ihre Dynamik:
Die Daten verändern sich laufend, wobei ältere Fassungen überschrieben werden.
Daher unterliegt die Bewertung abgesehen von den technischen Problemen anderen
methodischen Rahmenbedingungen als bei den analogen Schriftgutarten.
Zunächst ist auch in diesem Bereich im Vorfeld grundsätzlich über die
Archivwürdigkeit der entstehenden Daten zu entscheiden. Fällt die
Bewertungsentscheidung negativ aus, so ist eine weitere Tätigkeit von Seiten des
Archivs nicht erforderlich. Lediglich hat eine Evaluierung der
Bewertungsentscheidung in bestimmten Zeitabständen zu erfolgen. Sofern eine
Archivwürdidkeit ganz oder in Teilen gegeben ist, kommen folgende Möglichkeiten
der Bewertung in Betracht:
• Bei kompletter Archivwürdigkeit ist eine vollständige Übernahme aller Daten
zu gewährleisten. Problematisch ist dies bei dynamischen Anwendungen. Da
hier in der Regel keine Protokollierung jeder Änderung möglich sein wird, ist
archivisch mit Zeitschnitten zu arbeiten. Beispielsweise können die Daten aus
dem Intranetauftritt einmal jährlich oder in einem anderen Turnus je nach
Anwendung übernommen werden. Dadurch wird künstlich eine serielle
Überlieferung gebildet.
• Zu prüfen ist, ob es sich jeweils um eine in sich geschlossene Datenmenge
handelt, oder ob auch auf fremde Datenquellen zurückgegriffen wird, auf die
das Historische Archiv aus Zuständigkeitsgründen u.U. keinen Zugriff hat.
Denkbar ist hier z.B. eine städtische Fachanwendung, bei der nur die genuin
städtischen Daten gespeichert werden, während zu ihrem Verständnis
notwendige Zusatzinformationen aus einem Landessystem bezogen werden.
In diesem Bereich ist noch ein Verfahren der Überlieferungsbildung im
Verbund zu entwickeln, das nicht nur eine Arbeitsteilung vorsieht, sondern
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