Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

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von Sammlungen zu schließen, sofern ihnen eine überlieferungswürdige Bedeutung zugesprochen wird. Zu den Kernbereichen kommunaler Tätigkeit und Zuständigkeit zählen: • Kommunalpolitik • Organisation und Aufgabenverteilung der Stadtverwaltung • Außenbeziehungen der Kommune • Kommunale Finanzen und Steuern • Einwohnermeldewesen, Personenstand und kommunale Bevölkerungsstatistik • Daseinsfürsorge (Grundversorgung, Bereitstellung von Infrastruktur, kommunaler Umwelt- und Verbraucherschutz, kommunale Gefahrenabwehr, Gesundheitsfürsorge – unter Berücksichtigung der bestehenden Unternehmensarchive der städtischen Gesellschaften) • Teile der Leistungsverwaltung • Stadtplanung, Stadtentwicklung und innerstädtisches Verkehrswesen sowie Infrastruktur • Schulen und Bildung (soweit nicht im staatlichen Regelungsbereich) • Kultur (soweit in kommunaler Verantwortung) inklusive Denkmalschutz • Öffentliche Gebäude (in kommunaler Trägerschaft) • Kommunale Wirtschaftsförderung Diese Aufgaben lassen sich jeweils bestimmten städtischen Stellen, zumeist Dezernaten, zuordnen. An dieser Stelle geht die Betrachtung der Überlieferungsbildung unter inhaltlichen Aspekten zwangsläufig eine enge Verbindung mit einer unter formalen bzw. verwaltungstechnischen Gesichtspunkten ein. Auf diese Weise lassen sich beide Ansätze harmonisieren, wobei die inhaltliche Betrachtung die führende bleibt, während die formale eine dienende Funktion erhält: 22
Sie erleichtert die Systematisierung der zu dokumentierenden Lebenswelt und die Identifikation der notwendig zu übernehmenden Überlieferung sowie der Stellen, von denen sie sinnvollerweise zu übernehmen ist, z.B. durch Nutzung des Federführungsprinzips, bei dem Unterlagen aus einem arbeitsteiligen Verwaltungsverfahren nur von der Stelle übernommen werden, bei der die Federführung oder die abschließende Entscheidungskompetenz lag. Umgekehrt sind weite Felder der städtischen Administration mit hohem Aktenanfall bedeutungslos, da ihnen keine historische Bedeutung zuzusprechen ist. Es handelt sich hier um weite Teile der fachneutralen Aufgaben sowie der inneren Verwaltung, die zwar über die notwendige Infrastruktur großen Einfluss auf die Wahrnehmung von Fachaufgaben haben, aber ansonsten in keinem direkten Verhältnis zur Lebenswirklichkeit der Stadtgesellschaft stehen. Aus diesen Bereichen sind nur solche Unterlagen zu archivieren, die für das Verständnis der Wahrnehmung der Rahmenbedingungen der routinemäßigen Aufgabenwahrnehmung notwendig sind. Das kann dazu führen, dass aus bestimmten Ämtern fast keine Unterlagen außer z.B. den Protokollen von Leitungsbesprechungen, Jahresberichte oder Unterlagen zu strategischen Planungen übernommen werden. Zu denken ist hier v.a. an die Unterlagen aus der routinemäßigen Aufgabenerledigung 23 in folgenden Bereichen: • Kassen- und Rechnungswesen • Beschaffung • Weite Teile des Ordnungswesens • Haus- und Liegenschaftsverwaltung • Systemadministration im IT-Bereich • Personalverwaltung 23 Gemeint sind also einfache Vorgänge des Tagesgeschäfts, nicht eventuelle herausragende Sonderfälle. Als Faustregel kann gelten, dass sich eine routinemäßige Aufgabenwahrnehmung leicht über Statistiken oder andere aggregierte Quellen nachvollziehen lässt. 23
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