Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Anlass sowohl zur verwaltungsinternen, als auch zur politischen Überprüfung
der Grundsätze. Es ist allerdings stets zu fragen, ob verwaltungsintern die
Unterlagen des Rechts- und Versicherungsamts und extern die der Gerichte
nicht aussagekräftiger sind.
• Nach Sonderfällen im Verwaltungsverfahren: Sofern das hinter den Einzelfall-
Vorgängen liegende Verwaltungsverfahren selbst Merkmale zur
Kennzeichnung unterschiedlicher Fälle bereithält, kann dieses zur Bewertung
genutzt werden, indem z.B. alle Fälle, die nach einem bestimmten Merkmal
oder Paragraphen entschieden wurden, archiviert werden.
• Nach klar definierbaren Personengruppen: Bisweilen ist es möglich, aus
Einzelfallaktenregistraturen die Akten von klar Einzelfall-Vorgänge von klar
und abschließend definierten Personengruppen mit einer erhöhten Bedeutung
zu übernehmen. Beispielsweise ist es sinnvoll, bei Personalakten alle Fälle ab
einer bestimmten Besoldungsgruppe zu übernehmen, um die Akten Vorgänge
der Führungskräfte der Stadtverwaltung vollständig übernehmen zu können.
Der Bewertung von Einzelfall-Vorgängen haftet, soweit sie auf bestimmte Einzelfälle
abzielt, strukturell etwas Zufälliges an. Eine gewisse Subjektivität ist genauso wenig
zu umgehen wie ein punktueller Informationsstand. Dies ist auf der einen Seite zu
beklagen. Auf der anderen Seite erleichtert das Bewusstsein darüber, dass hier
keine 100%ige Gewissheit zu erlangen ist, die Bewertung: Da das Problem nicht zu
umgehen ist, kann der bewertende Archivar nur nach bestem Wissen und Gewissen
sowie pflichtgemäßem Ermessen entscheiden. Eine Bewertung „sicherheitshalber“,
bei der möglichst viele Akten aufbewahrt werden, um einem späteren Vorwurf einer
fehlerhaften Kassation zu entgehen, wäre daher ein größerer Fehler, als den einen
oder anderen Fall nicht zu archivieren, den erst die Zukunft als bedeutsam erkennt.
Grundsätzlich gilt jedoch, dass alle möglichen denkbaren Auswahlverfahren niemals
dazu führen können, systematisch und sicher alle Fälle zu ermitteln, die sich einmal
als historisch wertvoll erweisen könnten, zumal die Bewertung zum Zeitpunkt der
Anbietung erfolgen muss, so dass Fälle oder Personen, deren Bedeutung erst später
erkennbar wird, ohnehin nicht einbezogen werden können – beispielsweise ist bei
der Bewertung von Schulunterlagen nicht absehbar, ob einer der Schüler im reifen
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