Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Bibliotheken besser dokumentiert sind, oder aus denen kein archivwürdiges
Schriftgut erwächst, gänzlich verzichtet.
Das Federführungsprinzip findet darüber hinaus Anwendung bei der Bewertung von
Unterlagen aus der Stadtverwaltung selbst. Verwaltungsverfahren, an denen
mehrere Stellen beteiligt sind, werden in der Regel nur bei der geschäfts- bzw.
federführenden, d.h. eigentlich zuständigen Stelle dokumentiert, nicht aber bei den
mitzeichnenden, auf dem Dienstweg weiterleitenden oder Kenntnis nehmenden.
Ausnahmen können sich dann ergeben, wenn etwa im jeweiligen Bereich nur eine
Grundsicherung an Informationen notwendig ist und eine nicht-federführende Stelle
über eine aggregierte Überlieferung in dem Bereich verfügt. Diese ist dann einer
breiteren Überlieferung von der federführenden Stelle vorzuziehen.
Um den Übernahmevorgang sowohl transparenter und verlässlicher, als auch
wirtschaftlicher zu gestalten, werden wo immer möglich bei ähnlichen
Quellengruppen die gleichen Verfahren und Methoden genutzt, beispielsweise bei
verschiedenen Typen von Massenakten, aber auch bei Gruppen von Nachlässen
oder anderem Sammlungsgut, wie z.B. Architektennachlässen oder Vereinsarchiven.
Wo solche grundsätzlichen Festlegungen existieren, kann in einzelnen
Bewertungsmodellen oder Sammlungsrichtlinien auf sie verwiesen werden, so dass
an der Stelle eine weitere Ausarbeitung entfallen kann.
Die jährlichen maximalen (nicht durchschnittlichen) Übernahmemengen der nächsten
Jahrzehnte liegen fest 26 :
• Bis zu 250 lfm für städtische Überlieferung
• Bis zu 50 lfm für Nachlässe und Sammlungen
• Bis 2050 werden darüber hinaus ca. 400.000 Großformate übernommen.
26 Festlegung nach dem Fachkonzept für das Historische Archiv bis 2050, bestätigt vom Fachbeirat für
das Historische Archiv. Sie ist Grundlage der Magazinplanung für den Neubau des Historischen
Archivs. Vgl. Fachkonzept für das Historische Archiv der Stadt Köln bis zum Jahr 2050. Köln 2012.
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