Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Die Intensität der Übernahme von sachbezogenen Vorgängen sinkt mit der
Bedeutung der Aufgaben der jeweiligen abgebenden Stelle im Sinne der
Zieldefinitionen des Dokumentationsprofils. Sie sinkt in der Regel auch mit einem
abnehmenden Grad an Entscheidungskompetenzen im Rahmen des hierarchischen
Verwaltungsgefüges: Wo keine oder nur wenige Entscheidungsspielräume bestehen
und eine reine Durchführung (auch im Sinne von Landes- oder
Bundesauftragsverwaltung) vorliegt, kann die Übernahme von Sachakten auf ein
Minimum begrenzt werden, nämlich auf wenige Grundsatzakten, die die
organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen der Aufgabenwahrnehmung
zu verdeutlichen vermögen.
Einzelfall-Vorgänge („Massenakten“, Einzelfallakten)
Ein grundlegendes Problem der Überlieferungsbildung stellt in allen öffentlichen
Archiven der Bereich der Einzelfall-Vorgänge dar, denn hier handelt es sich um den
quantitativ umfangreichsten Bereich der Schriftgutproduktion, so dass ein
fehlerhaftes Bewertungsverfahren mit zu hohen Übernahmequoten hier deutlich
schwerwiegendere Konsequenzen hat als bei sachbezogenen Vorgängen.
Einzelfall-Vorgänge entstammen in der Regel, aber nicht ausschließlich der
Leistungsverwaltung. Sie werden auf den Einzelfall hin gebildet, enthalten also alle
Angaben zu dem behandelten Fall, beispielsweise im Bereich der Sozialhilfe. Im
Unterschied zu den Sachakten muss sich die Bewertung der einzelnen Akte daher
weniger an der Aufgabe der aktenführenden Stelle, als am Einzelfall orientieren.
Es ist sinnvoll, im Rahmen des Dokumentationsprofils allgemeine Grundsätze für die
Bewertung von Einzelfall-Vorgängen niederzulegen, die dann weitgehend
standardisiert in Anwendung kommen können. Dies erleichtert und beschleunigt nicht
nur die Arbeit bei den einzelnen Übernahmen, sondern führt auch zu einer nach
einheitlichen Grundsätzen geformten Überlieferung. Im Auge zu behalten ist dabei
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