Dokumentationsprofil für das Historische Archiv ... - Archive in NRW

Bei der Konkretisierung der nun tatsächlich zu überliefernden Bereiche wie auch der
Festlegung der angestrebten Intensität der Überlieferung ist von der gesetzlichen
Pflichtaufgabe des Historischen Archivs der Stadt Köln auszugehen, die historisch
oder juristisch dauerhaft bedeutsamen Unterlagen aus der Stadtverwaltung zu
übernehmen. Denn durch den gesetzlichen Auftrag wird der Schwerpunkt der
Überlieferungsbildung vorgegeben. Auch methodisch ist das sinnvoll, weil nur auf
diese Unterlagen ein gesicherter Zugriff besteht, während bei nicht-amtlichen
Unterlagengruppen lediglich die Absicht einer Übernahme mit unklaren
Erfolgsaussichten formuliert werden kann. Zudem lässt sich die angestrebte breite
Grundsicherung an Informationen fast nur durch amtliches Schriftgut erreichen.
Amtliche Unterlagen bilden damit das feste Fundament der kommunalen
Überlieferung. In Anbetracht des umfangreichen administrativen und regelnden
Zugriffs öffentlicher Stellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene auf alle
Bürgerinnen und Bürger lässt sich mit diesem Fundament auch tatsächlich ein sehr
weiter Bereich der Lebenswirklichkeit abbilden. Öffentliche Stellen registrieren in
Erledigung ihrer Aufgaben Informationen über Bürgerinnen und Bürger sowie
juristische Personen, Bauten und Ereignisse, sorgen für Rechtssicherheit, gewähren
Leistungen oder erheben Abgaben, reagieren auf Probleme und gesellschaftliche
Entwicklungen, erteilen Genehmigungen und sind an der politischen Diskussion
beteiligt. Verwaltungsakten enthalten daher weitaus mehr als nur dürre administrative
Angaben. Sie sind daher trotz ihrer obrigkeitlichen Perspektive durchaus dazu
geeignet, Informationen über zahlreiche Lebensbereiche zu überliefern. 24
Darüber hinaus ist es sinnvoll, wo immer möglich auf amtliche Unterlagen zur
Abdeckung eines Überlieferungsbereichs zurückzugreifen, weil hier im Gegensatz zu
den nicht-amtlichen durch das Archivgesetz ein systematischer, planbarer und
wirtschaftlicher Zugriff möglich ist. Selbst wenn die Verwaltungsperspektive nur
ungenügend die ganze Lebenswirklichkeit abzudecken vermag – z.B. im kulturellen
Bereich –, so liefert sie doch Basisinformationen zu solchen Bereichen, die dazu
beitragen können, Überlieferungslücken zu schließen, die etwa dadurch entstehen,
dass ein wichtiger Nachlass nicht erworben werden kann.
24 Vgl. Sabine Brenner-Wilczek [u.a.]: Einführung in die moderne Archivarbeit. Darmstadt 2006, S. 48.
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