Nach der Party - Haufe.de

44 Organisation_Zeitwirtschaft
Zeiterfassung – egal wo
Praxis. Mobile Anwendungen werden immer öfter in der Zeitwirtschaft eingesetzt.
Zwei Beispiele zeigen, dass dies ganz unabhängig von der Firmengröße sinnvoll ist.
Von Daniela Furkel (Red.)
Zahlreiche Studien belegen: Die
Personalabteilungen setzen in
immer mehr Bereichen mobile
Lösungen ein, insbesondere
dort, wo Personaler oder Mitarbeiter
häufig ihren Einsatzort wechseln. Das
bestätigt sich auch in der Praxis: Die
nachfolgenden Beispiele zeigen, dass sich
gerade bei einem hohen Anteil an Außendienstmitarbeitern
Arbeitserleichterungen
für die Personalabteilung ergeben.
GA Energieanlagenbau Nord:
Zeiterfassung mit dem Handy
Für die 380 Monteure und Techniker
der GA Energieanlagenbau Nord GmbH
(GA-EAN) gehören lästige Stundenzettel
seit der Einführung des mobilen Zeitwirtschaftssystems
Virtic der Vergangenheit
an. Häufig wechseln sie gleich
mehrmals am Tag den Einsatzort oder
die Tarifzone. Sie überschreiten mitunter
auch Landesgrenzen, um Energieinfrastrukturanlagen
zu bauen oder den
reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Man braucht nicht viel Fantasie, um
sich vorzustellen, dass eine einheitliche
und minutengenaue Erfassung sämtlicher
Arbeitszeitdaten der Außendienstmitarbeiter
eine echte Herausforderung
darstellte, als sie noch handschriftlich
auf klassischen Stundenzetteln geschah.
„Glücklicherweise ist die Zeit
der Zettelwirtschaft bei der GA-EAN
vorbei“, sagt IT-Leiter Jörg Hendschke.
„Die handschriftliche Dokumentation
der erbrachten Leistungen und die manuelle
Übertragung in den Computer
verhinderten zuvor eine fehlerlose und
minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten.
Außerdem erschwerte das alte
Verfahren eine schnelle Weiterverarbeitung
der Daten für eine effektive Begleitkalkulation
unserer Projekte.“
Seit dem 1. Januar 2012 läuft das mobile
Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem
Virtic bei der GA-EAN im
Regelbetrieb. Die Mitarbeiter im Außendienst
buchen mit einer Software auf
ihren Diensthandys Arbeitsbeginn, Pausen,
Fahrtzeiten, Feierabend oder Rüstzeiten
durch Eingaben innerhalb einer
selbsterklärenden Menüführung. Die
dadurch erzeugten Daten laufen in Echtzeit
auf Servern in einem hochsicheren
Rechenzentrum auf, die von den Anwendern
über das Internet genutzt werden
können. Das erspart den Kunden die
Installation und Wartung von Software.
Projektleiter können online die Stundenkonten
ihrer Baustellen einsehen und
bei Fehlentwicklungen sofort eingreifen.
Automatisch nimmt das System zudem
eine Vorkontierung und Berechnung von
Zulagen, Auslösen oder Reisekosten vor.
Im Falle der GA-EAN bedeutet vor allem
die automatische Anwendung lokaler
Tarifregelungen einen großen Zeitvorteil
für die Lohnbuchhaltung.
Damit die Implementierung der neuen
Erfassungsmethode von der Belegschaft
sofort konstruktiv aufgefasst wird, empfiehlt
Hendschke einen offenen Dialog.
„Wir haben die Mitarbeiter frühzeitig ins
Boot geholt und die Vorteile des Systems
für beide Seiten deutlich gemacht.“ Das
System lief zunächst in einer Testphase.
Eine Gruppe von sechs Mitarbeitern
© AToss © Virtic
Ob Handy oder Smartphone – mobile
Lösungen erleichtern die Zeiterfassung
bei GA-EAN und der Stadtverwaltung.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de
personalmagazin 07 / 13