f+h fördern und heben 6/2023

PERSPEKTIVEN
SERIE
PROJEKTMANAGEMENT IN INTRALOGISTIKPROJEKTEN – TEIL I
SO WERDEN AUCH KOMPLEXE
PROJEKTE EIN ERFOLG
Der Verbesserung, die ein Intralogistikprojekt
bewirken soll, geht vielfach ein arbeitsintensiver,
phasenweise auch mühsamer und schwieriger
Prozess für die komplette Firmenorganisation
voraus. Daher sollte man sich immer bewusst
machen, dass es im Projektverlauf zu Störungen,
Verzögerungen und Zielkonflikten, bis hin zum
Widerstand gegen die geplanten Maßnahmen,
kommen kann. Praxiserprobte Strategien und
Methoden, um kritische Projektphasen zu
bewältigen oder diese im besten Fall zu
vermeiden, wollen wir Ihnen in einer
mehrteiligen Serie näherbringen.
Eine Erweiterung der Logistik, die Einführung von SAP oder
der Aufbau von E-Commerce-Lösungen sind für viele Unternehmen
ein unumgänglicher Schritt, um wettbewerbsfähig
zu bleiben. Vor der angestrebten Verbesserung durch
eine neue Infrastruktur liegt allerdings in der Mehrzahl der Fälle
ein arbeitsintensiver, phasenweise auch mühsamer und schwieriger
Prozess für die ganze Organisation. Komplexe Intralogistik-/
Infrastrukturprojekte stellen ein Unternehmen vor große Herausforderungen,
da begrenzte Ressourcen über einen längeren Zeitraum
gebunden werden und die Erfahrung im Management von
Großprojekten vielfach fehlt.
Durch den hohen wirtschaftlichen Aufwand sowie personelle
Mehrbelastung steht das Projektteam meistens vom Start weg unter
hohem Zeit- und Erfolgsdruck. Das Ergebnis ist oftmals, dass
ausgerechnet so erfolgskritische Aufgaben wie exakte Planung
und regelmäßige Kommunikation, die Schulung der Mitarbeiter
sowie Testing und Go-Live-Begleitung vernachlässigt werden.
Bei umfangreichen technisch-funktionalen Veränderungen
sollte man sich darüber bewusst sein, dass diese immer auch umfangreiche
Change-Projekte sind, die ein sorgfältiges Manage-
ment, eine vorausschauende Planung sowie eine frühzeitige und
kontinuierliche Information und Einbeziehung aller betroffenen
Unternehmensbereiche erfordern.
Die Möglichkeit, dass es früher oder später zu systemseitigen
Störungen, also zu funktionalen Problemen kommt, sollte grundsätzlich
von Anfang an mit eingeplant werden. Der Umgang mit
Verzögerungen, mit den daraus entstehenden Zielkonflikten und
Eskalationen bis hin zum Widerstand gegen die geplante Maßnahme
ebenso. Werden diese Aspekte vernachlässigt, kann das
später weitreichende Konsequenzen haben. Schlussendlich führen
unzureichende Vorbereitung, fehlende Kommunikation und
Ad-hoc-Entscheidungen zu höheren Kosten und unzufriedenen
Mitarbeitern, die das Projekt nicht (mehr) unterstützen.
Alle Stakeholder, vor allem die Geschäftsführung und Projektleitung,
sollten zudem immer bedenken, dass Intralogistikprojekte
– mittelbar oder unmittelbar – Auswirkungen auf fast alle
anderen Bereiche haben und direkt auf das operative Geschäft,
vor allem auch auf die Kundenbeziehungen, durchschlagen. Treten
zum Beispiel bei der Inbetriebnahme größere Probleme auf,
sodass im schlimmsten Fall Kunden ihre Ware nicht mehr erhalten,
ist das Unternehmen ernsthaft gefährdet. Diese Versäumnisse
führen in vielen Projekten zu vermeidbaren Problemen:
n Die Auswirkungen auf angrenzende Bereiche in der Organisation
werden nicht angemessen berücksichtigt, Projektmitarbeiter,
aber auch mittelbar betroffene Abteilungen, werden zu spät
und nicht regelmäßig informiert; Transparenz und Abstimmung
fehlen,
n vorausschauende, frühzeitige Planung findet nicht statt; Entscheidungen
werden unter Druck getroffen,
n eine klare Zieldefinition, die strategische Einbettung in die Unternehmensstrategie
und ein formales Projekt-Setup auf Basis
von erprobten Projektmanagementmethoden fehlen,
n es werden keine passenden, individuell auf das Projekt abgestimmten
Organisationsstrukturen etabliert und kommuniziert,
die die Projektleitung entlasten und die abteilungsübergreifende
Koordination erleichtern und
n ein gewissenhaftes Testen wird vernachlässigt oder fällt dem
Zeitdruck am Projektende ganz zum Opfer.
Das Ergebnis von mangelnder Planung, Transparenz und Projektstruktur:
Das Team „stolpert“ durch sein Projekt, die Organisation
reibt sich an den daraus entstehenden Konflikten auf und
scheitert im schlimmsten Fall an der Aufgabenstellung.
In einer mehrteiligen Serie beschäftigen wir uns daher mit dem
Schwerpunktthema „Projektmanagement in Intralogistikprojekten“.
Wir beleuchten typische Problemstellungen, die Mitarbeiter,
Projektmanager und Geschäftsführer in Großprojekten immer
wieder erleben und stellen Methoden und Strategien vor, mit denen
sich kritische Projektphasen bewältigen lassen. Ergänzt um
Tipps und Beispiele aus der Projektmanagementpraxis geben wir
in den folgenden Ausgaben einen Überblick über die wichtigsten
Parameter für einen erfolgreichen Projektverlauf.
Autoren: Stephanie Janz und Markus Irmler, Inhaber Econsio GbR, Frankfurt
Fotos: memyjo – stock.adobe.com, f+h
www.econsio.de
40 f+h 2023/06 www.foerdern-und-heben.de