Das Stadtgespräch Ausgabe April 2024 auf der Rheda-Wiedenbrück App
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A<br />
Anfor<strong>der</strong>ungen an ein<br />
elektronisch geführtes<br />
Fahrtenbuch<br />
Überlässt ein Arbeitgeber seinem<br />
Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug<br />
zur Nutzung, handelt es sich hierbei<br />
um einen Dienstwagen, wodurch<br />
dem Arbeitnehmer grundsätzlich<br />
ein geldwerter Vorteil entsteht.<br />
Dieser geldwerte Vorteil aus<br />
<strong>der</strong> Nutzungsüberlassung kann<br />
nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG mit<br />
den individuellen Aufwendungen<br />
für die Privatfahrten angesetzt<br />
werden anstelle <strong>der</strong> pauschalen<br />
1%-Regelung. Dies ist allerdings<br />
nur möglich, wenn die gesamten<br />
Kosten für das Kraftfahrzeug<br />
durch Belege nachgewiesen werden<br />
und das Nutzungsverhältnis<br />
zwischen privaten und dienstlichen<br />
Fahrten im Rahmen eines<br />
ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs<br />
nachgewiesen wird.<br />
Ein Fahrtenbuch kann handschriftlich<br />
o<strong>der</strong> elektronisch geführt<br />
werden. Die Anfor<strong>der</strong>ungen<br />
daran sind grundsätzlich gleich.<br />
Damit ein Fahrtenbuch »ordnungsgemäß«<br />
ist muss es vollständig,<br />
zeitnah und fortl<strong>auf</strong>end<br />
in geschlossener Form geführt<br />
werden. Die Möglichkeit von<br />
nachträglichen Verän<strong>der</strong>ungen<br />
muss ausgeschlossen sein, und<br />
nachträgliche Ergänzungen des<br />
Fahrtenbuchs sind nicht zulässig.<br />
Bei einem elektronischen Fahrtenbuch<br />
muss die maschinelle Auswertbarkeit<br />
gegeben sein.<br />
Zeitnahe und fortl<strong>auf</strong>ende<br />
Eintragungen in geschlossener<br />
Form bedeutet, alle Fahrten einschließlich<br />
des an ihrem Ende erreichten<br />
Gesamtkilometerstands<br />
sind vollständig und in ihrem<br />
fortl<strong>auf</strong>enden Zusammenhang<br />
zu erfassen. Die Dienstfahrten<br />
müssen in einer schlüssigen Form<br />
belegt werden. Die zu erfassenden<br />
Fahrten müssen mit Datum,<br />
<strong>Das</strong> <strong>Stadtgespräch</strong><br />
km-Stand am Anfang <strong>der</strong> Fahrt,<br />
km-Stand am Ende <strong>der</strong> Fahrt und<br />
Fahrtziel erfasst werden. Auch <strong>der</strong><br />
<strong>auf</strong>gesuchte Geschäftspartner<br />
ist anzugeben o<strong>der</strong> <strong>der</strong> konkrete<br />
Gegenstand <strong>der</strong> dienstlichen<br />
Verrichtung. Die Privatfahrten<br />
sind lediglich mit dem Ende <strong>der</strong><br />
vorherigen beziehungsweise dem<br />
Beginn <strong>der</strong> nächsten dienstlichen<br />
Fahrt zu erfassen.<br />
Beim elektronischen Fahrtenbuch,<br />
welches alle Fahrten<br />
automatisch mit Datum, Kilometerstand<br />
und Fahrtziel erfasst,<br />
ist <strong>der</strong> dienstliche Reisezweck sowie<br />
<strong>der</strong> besuchte Geschäftspartner<br />
zeitnah persönlich einzutragen.<br />
Erfolgt diese Aufzeichnung<br />
nachträglich, ist ein »zeitnahes«<br />
erstellen nicht mehr gegeben.<br />
Mit Beschluss vom 12. Januar<br />
<strong>2024</strong> VI B 37/23 stellt <strong>der</strong><br />
BFH klar, dass auch ein elektro-<br />
1 Finja Both<br />
nisch geführtes Fahrtenbuch in<br />
»geschlossener« Form geführt<br />
werden muss. Dies ist nur dann<br />
erfüllt, wenn nachträgliche Verän<strong>der</strong>ungen<br />
zuvor eingegebener<br />
Daten technisch ausgeschlossen<br />
o<strong>der</strong> zumindest in ihrer Reichweite<br />
in <strong>der</strong> Datei selbst dokumentiert<br />
und offengelegt sind. Ein<br />
Rückgriff <strong>auf</strong> weitere Listen o<strong>der</strong><br />
gar Abfragen bei Dritten (zum<br />
Beispiel beim Systemadministrator)<br />
steht <strong>der</strong> erfor<strong>der</strong>lichen »geschlossenen«<br />
Form des elektronischen<br />
Fahrtenbuchs entgegen<br />
und führt zur Nichtanerkennung.<br />
Ein mit einer Tabellenkalkulation<br />
elektronisch geführtes<br />
Rundum gut versorgt<br />
<br />
Fahrtenbuch ist somit nicht ordnungsgemäß,<br />
da hier je<strong>der</strong>zeit<br />
inhaltliche Än<strong>der</strong>ungen ohne<br />
entsprechende Dokumentation<br />
möglich sind.<br />
Bisher gibt es für die Anerkennung<br />
elektronischer Fahrtenbücher<br />
kein Zertifizierungsverfahren.<br />
Daher muss die<br />
Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen<br />
Fahrtenbuchs immer<br />
im Einzelfall geprüft werden.<br />
Finja Both, die Autorin ist Steuerberater<br />
in <strong>der</strong> Kanzlei Wortmann & Partner &<br />
Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft<br />
Steuerberatungsgesellschaft,<br />
<strong>Rheda</strong>-<strong>Wiedenbrück</strong><br />
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Ambulant betreute Wohngemeinschaften<br />
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