MEMÒRIA de SECRETARIA - Ajuntament de Palma

MEMÒRIA DE SECRETARIA l 2008
Altres activitats:
- Recollida i actualització d’informació sobre tractaments, instruments, procediments i materials utilitzats en el camp de la conservació
- Col·laboració en el muntatge de l’exposició “La Guerra del Francès”.
Equipaments
Continuant amb la millora de la conservació preventiva, durant l’any 2008 es va equipar aquest Arxiu Municipal amb un sistema de climatització de les sales dels compactes del
tercer pis i un altre sistema de climatització a les sales de recepció de documentació i dels compactes de la planta soterrani. Una vegada instal·lat un complet sistema de
deshumidificació, l’any anterior, i durant el 2008 el de climatització a la planta soterrani, a la cinquena sala d’aquesta planta es va instal·lar un sistema d’emmagatzematge amb
prestatges compactes. I, finalment, per anar en aquesta planta s’hi han instal·lat uns sensors de control climàtic.
D’altra banda, per agilitzar el nostre sistema informàtic, adquirir rapidesa i agilitat d’atenció als usuaris i permetre la descripció documental seguint les pautes establertes pel
Comitè Internacional d’Arxius, per a les normes ISAD (G), i ISAAR (CPF) i la norma ISO 15489, es va adquirir el programa Albalà, un programa integral de gestió d’arxiu, de provada
experiència en altres arxius municipals.
Biblioteca auxiliar
Actualment s’han assolit 6.481 registres a la bases de dades informàtica.
Serveis i consultes
Préstec de documentació o subministrament d’informació o reproducció a òrgans o serveis municipals:
- Nombre de comandes de documents: 504
Retornats: 284
- Fons més sol·licitats:
Llicències d’activitats: 306
Llicències d’obres: 185
Protocol: 7
Contractació: 4
Personal: 2
Any
2003 ........ 132
2004 ........ 300
2005 ........ 391
2006 ........ 502
2007 ......... 438
2008.......... 504
Consultes de documentació per part dels usuaris
L’abril de 2001 es posà en marxa el tractament informàtic del servei al públic a la sala d’investigadors, que permet el control d’usuaris, de les comandes de documentació que es
consulten en sala i, sobretot, del moviment de la documentació. Quant als usuaris, es registren únicament els qui es dediquen a la investigació o que per la seva feina acudeixen
sovint a l’Arxiu Municipal; els ciutadans que fan una consulta puntual no són registrats.
415