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AUDITORÍA DEL KARDEX ACADÉMICO DE LA CARRERA DE ENFERMERÍA DE LA FACULTAD DE MEDICINA, ENFERMERÍA, NUTRICIÓN Y TECNOLOGÍA MÉDICA - 2009 Recomendación Se recomienda a la Señora Rectora, a través del Vicerrector, Decano de la Facultad de Medicina, Enfermería, Nutrición y Tecnología Médica; y Vicedecano instruir a la Directora de la Carrera de Enfermería en coordinación con el Jefe del Departamento de Planificación y la Supervisora de Kardex Académico de la Universidad, la elaboración de un Manual de Organización, funciones y procedimientos en cumplimiento al Reglamento Específico de las Normas Básica del Sistema de Organización Administrativa Art. 16 2.2. Falta de registro de trámites en la Unidad de Kárdex Académico. El señor Eulogio Pérez Jauregui, responsable de la Unidad de Kardex, no registró en el libro de correspondencia los diferentes trámites que ingresaron y se ejecutaron en la Unidad, como la recepción de: a) Certificados de Notas, b) emisión de Actas de Notas, c) trámites de Certificados de Egreso; por lo tanto, no es posible seguir el curso posterior de dichos trámites; tampoco existe constancia de las decisiones adoptadas por la Directora de la Carrera de Enfermería acerca de estas solicitudes. Como ejemplo citamos los siguientes casos: Nº APELLIDOS Y NOMBRES MATERIA TIPO DE TRÁMITE OBS. 1 Maria Elizabeth Moya Quispe Certificado de Notas a) 2 Felipa Ticona Calizaya Certificado de Notas a) 3 Noemi Vito Forra Certificado de Egreso b) 4 Sandra Quispe Quispe Certificado de Egreso b) 5 Dr. Hernan Rivera Fuente: Libro de registros de Kardex de Enfermería Referencia a) No existe registro de correspondencia de entrada de trámites. b) No existe registro de entrada y/o salida certificado de egreso OBS. = OBSERVACIÓN Anatomía y Fisiología Elaboración de Actas de Notas a) 6 Dr. Miguel Angel Urquieta Bioquímica Elaboración del Acta de Notas a) 101
AUDITORÍA DEL KARDEX ACADÉMICO DE LA CARRERA DE ENFERMERÍA DE LA FACULTAD DE MEDICINA, ENFERMERÍA, NUTRICIÓN Y TECNOLOGÍA MÉDICA - 2009 Los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, Numeral 2318, Procedimientos para ejecutar actividades de control, establece que las actividades de control referidas incluyen, entre otras la: - Inspección de documentos Lo descrito se atribuye al desconocimiento de las actividades de control y seguimiento en la ejecución de las operaciones desarrolladas en las diferentes instancias del proceso de certificados de egreso, actas de notas. Lo comentado ocasiona falta de uniformidad en los trámites de Certificados de Notas, Actas de Notas y emisión de Certificados de Egreso, porque cada uno de ellos puede seguir un diferente curso de acción; así como la negativa y/o las determinaciones adoptadas sobre la legalidad de los mismos. Recomendación Se recomienda a la señora Rectora instruir a través del Vicerrector, Decano de la Facultad y Vicedecano, a la Directora de la Carrera de Enfermería establecer procedimientos de atención de las operaciones relativas: a) Certificados de Notas, b) Actas de Notas y c) emisión de Certificados de Egreso; de tal manera que todos los casos sean tratados uniformemente, registrados operativamente durante su procesamiento en las diferentes unidades identificando a los diferentes responsables. 2.3. Falta de coincidencia de información entre el Historial Académico y la boletas de inscripción. Torrez Aguilar Mónica Yolanda NOMBRE 1608743 REGISTRO 4TO. AÑO AÑO S/G 2008 BOLETA DE INSCRIPCIÓN 4 materias S/G 2008 HISTORIAL 5 ACADÉMICO materias Velasco Quispe Wilma 1610980 4TO. AÑO GESTIÓN 2008 Nº 6 MATERIAS materias GESTIÓN 2008 Nº 5 MATERIAS materias Lima Beltran Roxana Gloria 138495 4TO. AÑO 2009 5 materias 2009 4 materias Choque Mamani Virginia 100032 4TO. AÑO 2004 1 materia 2004 3 materias 102
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