universidad mayor de san andres facultad de ciencias economicas y ...

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACION REFERENCIA
2.10. Inadecuado Archivo de
Actas y Errores en la
transcripción de notas.
Las Actas de Notas son
documentos oficiales que
avalan el rendimiento
académico de los estudiantes,
por lo tanto deben ser
presentados cumpliendo
requisitos formales y con la
responsabilidad que el caso
amerita. Por otro lado, con el
propósito de contar con
información oportuna,
deberán resguardarse con el
debido empaste; sin embargo,
de la revisión observamos lo
siguiente:
e) No toda las actas de notas
registran firmas de
docentes y autoridades, así
como la aclaración de pié
de firma.
f) A la fecha de la Auditoria
1ro de agosto de 2010, las
actas de notas desde la
gestión 2005, 2006, 2007,
2008 y 2009 no cuenta con
el numero de folio ni
número de libro respectivo;
de la misma manera no se
encuentran empastadas,
con el riesgo de que
puedan extraviarse.
g) Certificados de notas sin
número de folio.
h) Elaboración de certificados
de notas con errores de
transcripción
El Reglamento del Régimen
Estudiantil de la Universidad
Mayor San Andrés, Capítulo VIII
(De la modificación de
calificaciones), en los Artículos
58º, 59º y 60º señalan lo siguiente:
Artículo 58º.- Los casos en los
cuales el docente podrá
modificar calificaciones son los
siguientes:
e) Omisión o error involuntario en
la calificación o transcripción.
f) Extravío del examen
g) Duplicidad del nombre del
estudiante
h) Error en la ponderación de
notas parciales y/o finales
Artículo 59º.- Se dará curso a la
solicitud de modificación de
calificaciones, previa revisión de
antecedentes y pruebas por las
autoridades del área
correspondiente. El resultado se
lo hará conocer en un plazo no
mayor de los dos días hábiles.
Artículo 60º.- La autoridad
competente, con el resultado de
la revisión, autorización al
docente la elaboración de la
planilla adicional con la
modificación.
Los Principios, Normas Generales
y Básicas de Control Interno
Gubernamental, en su numeral
2313. Aseguramiento de la
integridad, señala que: Toda
actividad de control pierde
efectividad en tanto no cumpla
el requisito de asegurar la
integridad de los elementos que
constituye en el objeto de
control”.
La Resolución del Comité
Ejecutivo del Honorable Consejo
Universitario No. 315/96, artículo
1, instruye: “…El empaste de
actas de calificaciones,
consignado el correspondiente
número de libro y folio…”
Lo observado es
atribuible al
desconocimiento de los
reglamentos internos por
parte de las ex
autoridades de la
Carrera de Enfermería y
de la Actual Directora
de la Carrera Lic.
Mercedes Huayllani
Montoya, así como de
los docentes en la
presentación y
elaboración de actas
de notas.
Lo observado es atribuible
al desconocimiento de los
reglamentos internos por
parte de las ex
autoridades de la Carrera
de Enfermería y de la
Actual Directora de la
Carrera Lic. Mercedes
Huayllani Montoya, así
como de los docentes en
la presentación y
elaboración de actas de
notas.
Se recomienda a la señora Rectora a través
del Vicerrector:
f) Instruir al Decano de la Facultad de
Medicina; por intermedio del
Vicedecano a la Directora de la
Carrera de Enfermería, a los docentes
de esa unidad académica que los
formularios empleados como actas de
notas al momento de ser entregados
como documentos oficiales, estas
deben cumplir con todos los requisitos
formales exigidos, ello incluye el registro
de firmas, nombres y apellidos de los
docentes, así como las firmas de las
autoridades como el Decano.
g) Del Decano, Vicedecano de la
Facultad de Medicina, Directora de la
Carrera de Enfermería, instruir al
Encargado de Kardex, ejercer mayor
control respecto a la transcripción de
notas en los certificados de notas, en
cumplimiento a los Principios, Normas
Generales y Básicas de Control Interno
Gubernamental, en su numeral 2313.
Asimismo, la rectificación de los errores
observados en los cuadros precedentes.
h) Del Decano de la Facultad Medicina,
Vicedecano instruir a la Directora de la
Carrera de Enfermería y esta a su vez al
Encargado de Kardex el empaste de las
actas de notas por las gestiones
observadas, previamente de
enumerarlos y foliarlos, de tal modo que
los historiales académicos hagan
referencia a los mismos para efectuar
un seguimiento efectivo, en
cumplimiento de la Resolución del
Comité Ejecutivo del Honorable Consejo
Universitario No. 315/96
i) Del Decano, Vicedecano de la
Facultad, Directora de Carrera de
Enfermería, al actual responsable de
Kardex, efectuar el control estricto en la
presentación de las actas de notas al
momento de la entrega, asimismo
instruir que las Actas de Notas lleven un
precinto de seguridad para evitar
modificaciones posteriores.