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42 L’ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: ASPETTI NORMATIVI ticolare laddove per la stessa esige un coordinamento che ne gestisca, con efficacia, le interazioni e le sinergie. Infatti, solo una “buona comunicazione interna”, riflesso di un’ampia circolazione delle informazioni e di un pieno coinvolgimento del personale nei progetti di cambiamento organizzativo, assicura la costruzione di una nuova identità istituzionale, implementa il senso di appartenenza all’amministrazione, corrobora in melius l’immagine della sfera pubblica. A tal fine, si auspica che le amministrazioni assicurino il raccordo operativo tra i segmenti di comunicazione attivati (Portavoce, Ufficio stampa, URP, analoghe strutture) e prevedano “forme organizzative di coordinamento delle loro attività per massimizzare l’utilizzo delle risorse umane ed economiche, e creare sinergie ed integrazione tra le azioni di comunicazione per contribuire a rendere efficaci e soddisfacenti le relazioni con i cittadini” 57 . Agli Uffici per le relazioni con il pubblico ed alle analoghe strutture deve essere, inoltre, riconosciuta la possibilità di ricorrere a procedure di comunicazione interna codificate ed efficaci così da divenire “il terminale di destinazione di atti e documenti che consentano sollecite ed esaurienti risposte alle richieste dei cittadini” 58 . 57 Così la cit. direttiva, par. “Modalità operative: il coordinamento degli strumenti della comunicazione”. 58 Direttiva cit., par. “Funzioni degli organi dell’informazione e della comunicazione”. All’ufficio relazioni con il pubblico dedica spazio normativo, inoltre, l’art. 11 del D.Lgs. 2001, n. 165, secondo cui: “1. Le amministrazioni pubbliche, al fine di garantire la piena attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni, individuano, nell’ambito della propria struttura uffici per le relazioni con il pubblico. 2. Gli uffici per le relazioni con il pubblico provvedono, anche mediante l’utilizzo di tecnologie informatiche: a) al servizio all’utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni; b) all’informazione all’utenza relativa agli atti e allo stato dei procedimenti; c) alla ricerca ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l’utenza. 3. Agli uffici per le relazioni con il pubblico viene assegnato, nell’ambito delle attuali dotazioni organiche delle singole amministrazioni, personale con idonea qualificazione e con elevata capacità di avere contatti con il pubblico, eventualmente assicurato da apposita formazione. 4. Al fine di assicurare la conoscenza di normative, servizi e strutture, le amministrazioni pubbliche programmano ed attuano iniziative di comunicazione di pubblica utilità; in particolare, le amministrazioni dello Stato, per l’attuazione delle iniziative individuate nell’ambito delle proprie competenze, si avvalgono del Dipartimento per l’informazione e l’editoria della Presidenza del Consiglio dei ministri quale struttura centrale di servizio, secondo un piano annuale di coordinamento del fabbisogno di prodotti e servizi, da sottoporre all’approvazione del Presidente del Consiglio dei ministri. 5. Per le comunicazioni previste dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni, non si applicano le norme vigenti che dispongono la tassa a carico del destinatario. 6. Il responsabile dell’ufficio per le relazioni con il pubblico e il personale da lui indicato possono promuovere iniziative volte, anche con il supporto delle procedure informatiche, al miglioramento dei servizi per il pubblico, alla semplificazione e all’accelerazione delle procedure e all’incremento delle modalità di accesso informale alle informazioni in possesso dell’amministrazione e ai documenti amministrativi. 7. L’organo di vertice della gestione dell’amministrazione o dell’ente verifica l’efficacia dell’applicazione delle iniziative di cui al comma 6, ai fini dell’inserimento della verifica positiva nel fascicolo personale del dipendente. Tale riconoscimento costituisce titolo autonomamente valutabile in
L’ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE: ASPETTI NORMATIVI Dopo aver dedicato alla formazione del personale ed al monitoraggio delle suddette attività un adeguato spazio di analisi, la direttiva, meritoriamente, auspica la semplificazione del linguaggio amministrativo usato nei contatti con i cittadini, onde rimuovere un vetusto ed ingiustificato burocratese e rendere, così, una comunicazione amministrativa chiara, semplice, sintetica, completa e corretta 59 . Un fattore, questo, imprescindibile ai fini di una comunicazione realmente di qualità e di un sistema autenticamente democratico, non essendo tale quell’ordinamento che non scongiura e reprime le forme di incomunicabilità o di difficile comprensione del potere e delle sue articolazioni. Del resto, un provvedimento incomprensibile o difficilmente comprensibile è un provvedimento insuscettibile di osservanza. Nell’ambito del processo di modernizzazione dell’azione amministrativa, intesa in senso lato, e dei rapporti amministrazione-cittadino, grande rilievo è stato assunto, nel tempo, dal fenomeno della digitalizzazione della funzione amministrativa, esito di una serie di interventi normativi che, con diverso grado di incisività, hanno mirato e mirano ancora oggi a consolidare l’utilizzo dell’informatica nella vita e nei rapporti dell’amministrazione. Lo scopo primo di tali provvedimenti è stato quello di dotare l’amministrazione di un sistema completamente digitalizzato, atto a contemperare le esigenze di certezza e trasparenza con quelle di celerità, efficacia, efficienza ed economicità 60 . A ben vedere, questi processi hanno coinvolto le attività comunicative ed informative, così da favorire l’uso di nuove tecnologie per promuovere una maggiore concorsi pubblici e nella progressione di carriera del dipendente. Gli organi di vertice trasmettono le iniziative riconosciute ai sensi del presente comma al Dipartimento della funzione pubblica, ai fini di un’adeguata pubblicizzazione delle stesse. Il Dipartimento annualmente individua le forme di pubblicazione”. In argomento va parimenti richiamato quanto sancito dall’art. 10 del D.Lgs. n. 165 del 2001, per il quale: “1. L’organismo di cui all’articolo 2, comma 1, lettera mm, della legge 23 ottobre 1992, n. 421, ai fini della trasparenza e rapidità del procedimento, definisce, ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera c), i modelli e sistemi informativi utili alla interconnessione tra le amministrazioni pubbliche. 2. La Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica ed i comitati metropolitani di cui all’art. 18 del decreto-legge 24 novembre 1990, n. 344, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 gennaio 1991, n. 21, promuovono, utilizzando il personale degli uffici di cui all’art. 11, la costituzione di servizi di accesso polifunzionale alle amministrazioni pubbliche nell’ambito dei progetti finalizzati di cui all’articolo 26 della legge 11 marzo 1988, n. 67, e successive modificazioni ed integrazioni”. 59 Per completezza, al riguardo, vanno richiamati, in particolare, il Codice di stile (1993) e la direttiva 8 maggio 2002 sulla “Semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi” con il correlato progetto “Chiaro”. 60 Sui processi di informatizzazione nella pubblica amministrazione, cfr. F. Merloni (a cura di), Introduzione all’E-Government, Torino, 2005; G. Vesperini (a cura di), E-government, Milano, 2004; N. Natalini, Lo stato dell’informatizzazione nelle pubbliche amministrazioni, in Giorn. dir. amm., n. 2/2006, 221 ss.; M.P. Guerra, Circolazione dell’informazione e sistema informativo pubblico: profili giuridici dell’accesso interamministrativo telematico. Tra testo unico sulla documentazione amministrativa e codice dell’amministrazione digitale, in Dir. pubbl., 2/2005, 525 ss. 43
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