Ambtenaar 2.0 - Evernote

Documenten uitwisselen
Heb je een presentatie gegeven, een leuk
artikel geschreven of een goede nota, of
ben je gewoon een interessant document
tegengekomen, dan wil je het delen met
anderen. Dat kan via e-mail, maar nog
handiger is het als mensen het zelf
kunnen downloaden. Maar hoe zet je een
document op internet? Daar zijn
verschillende sites voor:
• www.box.net is een online
netwerkschijf met een groeiend aantal
functionaliteiten eromheen, waar je
gratis 1 gigabyte kunt opslaan en
eventueel per map of document delen
met anderen;
• www.scribd.com is een soort YouTube
voor documenten: je kunt je eigen
documenten uploaden en delen, maar
ook allerlei handige documenten van
anderen vinden en embedden in je site;
• www.yousendit.com is voor de
verzending van zeer grote bestanden
die niet via e-mail kunnen worden
verstuurd. Je uploadt je bestand en de
ontvanger krijgt een mail met een link.
Let er overigens wel op dat je nooit
geheime of privacygevoelige informatie
op deze manier deelt en dat je niet per
ongeluk documenten voor meer mensen
beschikbaar maakt dan je bedoeling is!
60
internet en de voorwaarden voor het slagen van communities en initiatieven
voor massasamenwerking. De overheid kan in haar relatie met
de samenleving alleen op zo’n manier werken als daar intern ook de
voorwaarden voor geschapen zijn, als intern ook volgens die kerneigenschappen
wordt gewerkt. En daar zit voor de meeste overheidsorganisaties
nogal een uitdaging. De drie eigenschappen op een rij:
1. Openheid, de transparantie van de organisatie;
2. Netwerken, horizontale netwerken tegenover verticale hiërarchieën;
3. De medewerker centraal, in plaats van het proces of de functieomschrijving.
De komende drie paragrafen zal ik per eigenschap bekijken hoe de
overheid op dat vlak werkt en aangeven hoe die manier van werken
meer in lijn kan worden gebracht met de cultuur van web 2.0.
1. Openheid
Een transparante organisatie is een voorwaarde voor samenwerking
In mijn werk bij het ministerie van LNV heb ik bij verschillende organisatieonderdelen
gewerkt. Aangezien dat meestal korte projecten waren
was het belangrijk om documenten en andere informatie goed over
te dragen aan de collega’s zodat ze alles terug konden vinden. Daarom
heb ik er altijd voor gekozen om mijn dossiers niet op mijn persoonlijke
netwerkschijf te zetten, maar op de schijf van het organisatieonderdeel.
Daar zat ook een nadeel aan: daardoor kon ik geen documenten
uitwisselen met andere delen van het ministerie (laat staan daarbuiten)
aangezien de netwerkschijven waren ingericht en afgesloten per
organisatieonderdeel. En nog mooier: zodra ik doorverhuisde naar een
ander onderdeel voor mijn volgende project, had ik geen toegang meer
tot mijn eigen dossier van mijn vorige project.
Niet alleen is dit vreselijk inefficiënt, het belemmert ook de samenwerking
over organisatiegrenzen heen. Openheid, inzicht in activiteiten,
toegang tot informatie, het is een voorwaarde om te kunnen samenwerken.
Wat is samenwerken immers anders dan het laten aansluiten
van je eigen werkzaamheden op die van een ander? Dan moet je dus
wel weten waar de ander mee bezig is, waar die zich op baseert, wat
er al ligt. Ik weet zeker dat meer openheid en transparantie binnen
organisaties de hoeveelheid dubbel werk die gedaan wordt enorm zou
kunnen beperken en de werkzaamheden die worden verricht veel beter
op elkaar zouden kunnen laten aansluiten.
Een gesloten werkwijze leidt niet tot meerwaarde
Behalve netwerkschijven is er nog een digitaal instrument dat veel
wordt gebruikt om samen te werken: e-mail. Binnen organisatieonderdelen,
maar zeker naar buiten toe is dat het meest gebruikte instrument.
Het is laagdrempelig en zeer geschikt voor één-op-één-communicatie
wanneer geen direct contact (telefoon, instant messaging, chat)
nodig is. Maar meer dan dat zal het ook nooit worden. E-mail levert
geen meerwaarde op buiten de informatieoverdracht van 1 naar 1, het
is een gesloten medium.