Ambtenaar 2.0 - Evernote

Wachtwoorden
Er zijn heel veel handige sites op internet,
maar je hebt evenveel wacht woorden nodig
om daar binnen te komen. Voor sites die
onder Yahoo of Google vallen kun je vaak
hetzelfde wachtwoord gebruiken, maar
verder is die versnippering een groot
probleem om fijn te kunnen werken. De
komende jaren zal daar wel verbetering in
komen. Met OpenID kun je namelijk een
wachtwoord van je favoriete site ook elders
gebruiken. Het werk een beetje als het
IDEAL van de banken.
In de tussentijd moeten we een list
verzinnen voor de wachtwoorden. Want je
hoeft niet overal een ander wachtwoord te
gebruiken. Ikzelf hanteer een aantal
niveau’s. Zo gebruik ik voor de meeste
websites waar ik kom min of meer hetzelfde
wachtwoord. Maar voor mijn e-mail gebruik
ik een heel ander wachtwoord bijvoorbeeld.
En voor zeer gevoelige zaken als mijn bank
weer een ander. Eén ding is duidelijk:
gebruik nooit het interne wachtwoord van je
organisatie op internet!
76
c. Online contact gaat (bijna) 24 uur per dag door. Je moet dus ook in
de gaten houden dat je je niet teveel door die agenda laat leiden.
Maak bijvoorbeeld goede afspraken met collega’s over vervanging.
Er zijn nog heel wat vragen en discussiepunten om te bespreken rond
deze code voor ambtenaren, of dit manifest voor ambtenaar 2.0. Deze
discussie zal onder andere worden opgepakt door het project Ambtenaar
van de Toekomst, onderdeel van het reorganisatieprogramma van
de rijksoverheid, Vernieuwing Rijksdienst. Daar gaan we deze punten dus
nog wel terugzien!
Het ministerie van LNV heeft enige jaren geleden een boekje samengesteld,
genaamd NetGedrag. Daarin staat een nuttige stelregel: “Ga in
geval van twijfel altijd bij jezelf te rade of je het aan een collega/kamergenoot
zou vertellen. Zo nee, ben je dan wel goed bezig?” Die regel
vind ik altijd wel handig om in het achterhoofd te houden.
Informatiebeveiliging en archivering
Werken bij de overheid betekent ook omgaan met gevoelige informatie. Dat
kan geheime informatie zijn (bijv. bij Defensie), maar vaak ook private gegevens
(bij personeelsafdelingen) of politiek gevoelige kennis (bijv. als er
wordt gewerkt aan een CAO-compromis). Als je met dergelijke informatie
van doen hebt, moet je je dus altijd van die gevoeligheid bewust zijn. Niet
alle informatie hoeft voor iedereen open te zijn en vaak is het onverstandig
om gebruik te maken van applicaties op internet om redenen van beveiliging.
Het vraagt om bewuste en gegronde keuzes op basis van voldoende
kennis.
Het veiligste is dus altijd om te werken binnen de overheid: op je eigen
netwerkschijf of op Rijksweb. Maar dat is niet altijd mogelijk: als je wil
samenwerken en kennisdelen over de grens van je eigen organisatie heen,
dan ben je toch aangewezen op internet als platform. En het aanbod van
functionaliteiten op internet is zo groot en divers, als je daarmee efficiënter
je werk kunt doen en/of betere resultaten kunt behalen dan is het bijna
onverantwoord om die meerwaarde te laten liggen. Het is echter een keuze
om weloverwogen te maken, met de lessen van de twee paragrafen hiervoor
in het achterhoofd.
Diezelfde aandacht vraag het onderwerp archivering. Als overheid zijn we
wettelijk verplicht om ons handelen (bijv. de achtergronden van de totstandkoming
van een wet) vast te leggen zodat de voorgeschiedenis gereconstrueerd
kan worden. Naarmate meer van die voorgeschiedenis via online
contact en samenwerken tot stand komt wordt het ook belangrijker
dat we een oplossing vinden voor het archiveren daarvan. Zo zouden we
wiki’s en Google Docs moeten kunnen downloaden met hun geschiedenis
(dat kan vaak al). En reacties op blogs en in discussies zouden automatisch
bijgehouden moeten worden (zoals www.backtype.com doet). Hoe gaan
we dat organiseren?
Wie is medewerker 2.0?
Er wordt veel geschreven over de digitale vaardigheden van de komende
generatie medewerkers. Zijn ze nu wel of niet internetvaardiger?
Duidelijker is echter wel dat zij op een andere manier zullen werken