Ambtenaar 2.0 - Evernote

74
Omgaan met informatie
De komst van de computer betekende voor de meeste organisaties een grote verandering. In het begin
vooral voor de typistes, maar uiteindelijk kreeg elke ambtenaar een eigen pc en typte ieder zijn of haar
eigen teksten. Een veel grotere verandering kwam toen die computers via een netwerk ook met elkaar
verbonden werden. Via e-mail en netwerkschijven konden documenten en andere berichten worden uitgewisseld.
Samenwerken en informatie uitwisselen werd binnen de organisatie een stuk gemakkelijker. En
met de komst van internet ook daarbuiten.
Vooral e-mail werd heel populair. Zo populair dat het nu zelfs als bedreiging wordt gezien voor de productiviteit
en de geestelijke gezondheid van medewerkers. Er worden cursussen gegeven hoe met e-mail
om te gaan, diverse bedrijven hebben e-mailloze vrijdagen ingevoerd. Dit is het eerste teken dat er iets
fundamenteel is veranderd. We zijn namelijk van een situatie van te weinig informatie, waarin je moeite
moet doen om voldoende informatie te vinden om je werk te doen, gegaan naar een situatie van overvloed:
nu de wereld door internet veel transparanter is geworden en informatie-uitwisseling zoveel gemakkelijker,
wordt het allemaal weer teveel: information overload.
Dat komt omdat de mentaliteit niet is meegegroeid met de groei van de informatietoegang en interactiemogelijkheden.
We denken nog steeds dat we alles moeten lezen. Ofwel: we kiezen niet. Een maandelijks
vakblad met tien artikelen bevat misschien één of twee artikelen die echt relevant zijn, maar omdat het
blad toch maar eens per maand komt is het niet erg dat het blad niet zo specifiek is. Maar als je ook nog tien
e-mailnieuwsbrieven, twintig internetsites en dertig relevante blogs wil volgen, dan wordt het wat veel. De
oplossing? Eigenlijk twee: strenger kiezen en betere hulpmiddelen inschakelen (rss, Netvibes, etc.).
Geregeld spreek ik mensen die alle informatiestromen niet meer bij kunnen houden. Ze weten van het
bestaan van internetsites, blogs, discussiefora, etc. op hun vakgebied, maar ze hebben geen tijd om die
allemaal te lezen, naast het vakblad en de knipselkrant. Zij kiezen ook. Ze kiezen voor het bekende, ze
kiezen ervoor om de nieuwe vormen van informatie-uitwisseling en discussie in de samenleving niet te volgen.
Geen tijd! Ik vind dat jammer. Enerzijds omdat ik vind dat het een verantwoordelijkheid is voor een
ambtenaar om te weten wat er speelt. Maar ook omdat we daarmee als overheid altijd achter blijven lopen
op wat er gaande is in de maatschappij. Maar vooral omdat het slimmer kan.
Empowerment: weten wat je mag
Veel van wat ik heb geschreven over de kansen van web 2.0 om de
dialoog tussen overheid en samenleving te faciliteren vraagt om ambtenaren
die hun werk anders inrichten. Om te voorkomen dat de online
dialoog verwordt tot eenzijdige burgerlijke onderonsjes hebben
we pro-actieve, naar voren tredende en bovenal zichtbare ambtenaren
nodig. Het vraagt om ambtenaren die vragen, prikkelen, luisteren en
confronteren. Ambtenaren die een duidelijk rol opeisen in de dialoog.
Een voorbeeld: om als ambtenaar actief aan online netwerken en discussies
te kunnen deelnemen moet je zelf kunnen inschatten wat je wel
en niet kan en mag zeggen. Je bent dan immers een vooruitgeschoven
post en kunt je reacties niet via een interne parafenprocedure laten
lopen. Dat zal dus gevolgen hebben voor de hiërarchische afstemming,
voor sturing en management en voor de ambtenaar zelf. Daar komen
heel wat nieuwe dilemma’s uit voort.
Civil service code
Maar wat zijn dan precies de wenselijke eigenschappen van online ac-