Tien Lessen In Leren.pdf - Transitiepraktijk

Tien lessen in leren
Lessen in risicomanagement in
gemeentelijke bouwprojecten
Iedereen kent de verhalen over bouwprojecten die anders verlopen
dan gedacht. De Betuwelijn bijvoorbeeld of de Noord-Zuidlijn in Amsterdam.
Samen met Deltares werkt TNO in 2008 en 2009 aan een onderzoek
naar de hindernissen en randvoorwaarden bij het toepassen
van risicomanagement in bouwprojecten in gemeentelijke organisaties.
TNO en Deltaries willen daarmee gemeenten helpen problemen
te voorkomen bij projectmanagement in bouwprojecten. Om dit leerproces
te ondersteunen, maakt mijn collega Mario Willems Learning
Histories van drie verschillende bouwprojecten in een grote stad in Nederland.
De Rekenkamercommisie van de stad geeft had TNO opdracht
voor de Learning Histories. Gemeentelijke rekenkamers doen onderzoek
naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het
gemeentelijk beleid. De motivatie achter de Learning Histories is dat er
in de stad veel overschrijdingen in tijd en geld bij grote bouwprojecten
waren en dat er nog een aantal grote bouwprojecten aankwamen.
Het is volgens de Rekenkamercommissie zaak nieuwe problemen voor
te zijn door kritisch naar de eigen organisatie te kijken. Letterlijk is de
vraag van de Rekenkamercommissie:
Wat kan de gemeentelijke organisatie (Rekenkamercommissie, Raad, Bestuur
en ambtelijke organisatie) leren van de procesgang van grote bouwprojecten
Vragen en verwachtingen van de verschillende raadsleden voorafgaand
aan de Learning Histories:
• “Hoe krijgen we in de controlerende functie van de raad meer grip
op dergelijke projecten“
• “Gaat het daarbij alleen om de controlerende of ook om de kaderstellende
functie
• “We hebben een verschillende rol gekregen als raad. We gaan niet
meer over de bedrijfsvoering van de gemeente, maar we willen niet
meer voor dergelijke verassingen komen te staan.” We zouden ook
graag een aantal aanbevelingen aan de organisatie krijgen.
• “Ik heb het vermoeden, maar ik weet het niet zeker, dat de organisatie
deel uitmaakt van de overschrijdingen.”
We gaan in op een van de bouwprojecten die in de Learning Histories
aan de orde kwam. Het gaat om een relatief klein project: de herprofilering
van een weg in de stad. Aangezien het budget voor deze Learning
Histories beperkt is, maakt Mario onze aanpak zo ‘lean and mean’ mogelijk.
Hij gaat als volgt te werk. Eerst maakt hij een tijdlijn van de gebeurtenissen
in het bouwproject op basis van raadsverslagen, memo’s,
nieuwsbrieven, raadsbesluiten. Met deze tijdslijn in de achterzak houdt
hij vervolgens interviews met de projectleider, hoofd van de ambtelijke
organisatie, rekenkamercommissie en wethouder. Mario komt in de interviews
bij de geïnterviewden een verschillende mate van openheid
tegen. Variërend van de wethouder die collega wethouders uit de wind
houdt tot de projectleider die openlijk twijfelt over het eigen functioneren.
Op basis van de interviews en documentanalyse maakt hij een
concept Learning History. De concept Learning History legt hij vervolgens
ter reflectie voor aan drie wetenschappelijk onderzoekers op het
gebied van organisatiekunde en risicomanagement en twee bestuurders
uit G4-gemeenten.
Het project waar het om gaat is een ‘standaard’ herprofilering van een
weg die echter tot veel discussie - en daarmee overschrijding in tijd en
geld - leidt om verschillende redenen. Ten eerste wordt er op de herprofilering
van het gebied al de nodige tijd gewacht. De herprofilering
betreft bovendien een vitaal deel in de gemeente en stremt een aantal
belangrijke wegen. Een aantal raadsleden woont in het plangebied, is
daarmee ook belanghebbende en heeft een sterke voorkeur voor bepaalde
oplossingen. En er bestaat een politieke spanning tussen de
78
79