Listopad 2007 - Farmacja i Ja

że jeżeli statystyczna apteka posiada około
siedmiu tysięcy różnych produktów, to
tak naprawdę tylko 20% z nich (1400)
generuje większość przychodów.
Pamiętając o powyższej regule, należy
wykonać prosty zabieg – zrobić analizę
wartościową sprzedaży z podziałem na
produkty i zbudować listę całego asortymentu
posortowaną według wartości
sprzedaży. Ze względu na sezonowość,
powinniśmy w takiej analizie uwzględnić
okres roku, co pozwoli zniwelować te
wahania. Jeżeli już będziemy dysponowali
wspomnianą listą, to obowiązkowym
krokiem jest zapewnienie pacjentom
ciągłej dostępności wspomnianych leków.
Działanie to możemy zrealizować
poprzez zaplanowanie minimalnego zapasu
na te produkty na poziomie 14-21
dni. Oznacza to, że w przypadku 20%
asortymentu wymusimy utrzymywanie
ilości wystarczających na dwa lub trzy
tygodnie. Efektem naszego działania będzie
minimalizacja braków towarowych.
Zapewniając optymalne stany magazynowe
20% leków, możemy być pewni, że
mamy zawsze odpowiedź na minimum
80% potrzeb nabywców. Zachęcam do
analizy i wykorzystania pomocnych opcji
sytemu komputerowego w aptece do wyżej
wspomnianych działań.
MONITOROWANIE POTRZEB
NABYWCÓW
Drugą pomocną regułą jest ciągłe monitorowanie
potrzeb nabywców. Codziennie
na rynku pojawiają się nowe preparaty i nie
jesteśmy w stanie zamawiać ich wszystkich.
Monitorowanie potrzeb polega na
wdrożeniu wśród pracowników zasady
odnotowywania i zamawiania produktów,
o które proszą pacjenci i co do których
spodziewamy się wzmożonej rotacji.
W pierwszej grupie pojawiają się często
pozycje, które zamówimy tylko raz dla
konkretnej osoby. W sytuacji tak wyjątkowego
leku warto jednak zapytać pacjenta,
czy zamierza kupować ten lek regularnie.
Jeżeli usłyszymy odpowiedź pozytywną,
to nie bójmy się od razu zamówić dwóch
opakowań i poinformować o tym pacjenta.
Zyskamy jego uznanie i lojalność.
Od pewnego czasu obserwuję rozwój aptecznej
oferty dermokosmetyków. Wiele
aptek prowadzi szeroką sprzedaż kilku
największych marek. Zdarzają się jednak
sytuacje, kiedy pacjentki pytają o konkretną,
nieobecną w ofercie markę. Ważne jest
zarejestrowanie tego faktu . Stąd tak ważna
jest wzajemna komunikacja, zarówno personelu
aptek ze sobą, jak i właściciela czy
kierownika z personelem. Bez informacji
o możliwym popycie kierownik nie ma
podstaw do zamówień.
Drugą grupą nowych produktów są te,
co do których spodziewamy się wystąpienia
rotacji lub jej nagłego wzrostu. To
nie tylko preparaty sezonowe, jak Gripex
Skoro nie ma możliwości
zmiany lokalizacji
na korzystniejszą, trzeba
poszukać innych rozwiązań,
które będą stanowić
o konkurencyjności naszej
apteki – na przykład
kreowanie jej asortymentu
zgodnie z potrzebami
pacjentów.
jesienią czy środki na ukąszenia owadów
wiosną i latem. Przed świętami, w grudniu
oraz w marcu lub kwietniu, wzrasta
także sprzedaż leków gastrycznych, na
przykład Verdinu. Zabezpieczajmy się
na taką okoliczność i dzięki jej przewidywaniu
przygotujmy dwu- lub trzykrotnie
większy poziom zapasów.
Kolejną ważną, grupą leków, których
rotacja może się nagle znacznie zwiększyć,
są preparaty będące obiektem silnych
kampanii medialnych. Obserwują
to Państwo każdego dnia, słysząc pytania
nabywców o konkretny lek z reklamy. Ten
pojawiający się nagle i dynamicznie rosnący
popyt należy przewidywać i wyprzedzać
odpowiednim zamówieniem
leków. Tendencję tę żartobliwie opisał
profesor Henryk Mruk podczas jednego
ze swoich wykładów. Powiedział, że z przykrością
musi poinformować słuchaczy
(aptekarzy), że są jedną z grup społecznych,
która nie może przełączać kanałów
telewizyjnych w czasie, kiedy nadawane są
reklamy. To prawda, wiedza o bieżących
reklamach pozwoli nie tylko przygotować
odpowiednie zamówienie w aptece, ale
również znaleźć lek dla pacjentki, która
MENEDŻER APTEKI
marketing
prosi o takie zielone tabletki na wątrobę,
które reklamują w telewizji.
SPRAWDZANIE POZIOMU
ZADOWOLENIA
Ostatnia wskazówka związana jest z badaniem
stopnia zadowolenia pacjentów
z naszej oferty. Skoro robimy wszystko, aby
mieli pożądane leki na bieżąco w aptece,
to warto raz na kwartał sprawdzić, jakie są
efekty naszego działania. Najprostszym
sposobem jest zaplanowanie tygodniowego
badania prowadzonego przez personel na
początku każdego kwartału. Przy każdym
stanowisku zostawiamy małą kartkę z notatnika
i prosimy personel, aby zrobił na
niej jedną kreskę za każdym razem, kiedy
nie będzie w aptece leku, o który prosi
pacjent. Po tygodniu podliczamy całkowitą
liczbę kresek i porównujemy z całkowitą
liczbą pacjentów w tym okresie. Jeżeli na
przykład odwiedziło nas tysiąc osób, a odnotowaliśmy
pięćdziesiąt przypadków
braku leku, to mamy wskaźnik 5%.
W kolejnych miesiącach naszym celem jest
obniżanie tego wskaźnika. W kolejnym
kwartale wskaźnik powinien być niższy
(np. 3 lub 4%). Jeżeli rośnie, to oczywiście
należy jeszcze raz usiąść i zastanowić się
nad niezbędnymi działaniami. Ciągłe
monitorowanie jest wskazane nawet jeżeli
osiągniemy wskaźnik poniżej 1%. Warto
zatem uczynić z monitoringu cykliczny
element pracy naszej apteki.
* * *
Na początku ustaliliśmy, że optymalny
asortyment jest koniecznym warunkiem
sukcesu. Pamiętajmy, że nawet najpiękniejsza
elewacja, logo, wnętrze czy kompetentny
personel nie doprowadzą do
sukcesu, jeżeli w tej idealnej aptece pacjent
nie otrzyma leku, po który przyszedł.
Dbajmy nieustannie o optymalizację
asortymentu i reagujmy na wszelkie
sygnały wskazujące na niezadowolenie
nabywców z ofert apteki. Dzięki temu
będziemy pewni, że spełniliśmy warunek
konieczny i sukces będzie zależał już tylko
od jakości wnętrza, obsługi, czy też metod
promocji placówki.
Zapraszam do lektury kolejnych numerów
naszego magazynu, aby móc zapoznać się
z warunkami osiągania sukcesu w pozostałych
aspektach.
Listopad 2007 Farmacja i ja
11