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5 Verbreitung und Umsetzung
5.1 Allgemeine Strategie
5.1.1 Verbreitung und Aktualisierung
Es wird generell um die Überlegung gehen, wo und in welcher Weise das Notfall- und Evakuierungskonzept
zugänglich gemacht werden soll. Dabei müssen verschiedene Aspekte bedacht
werden. Neben der Ausführlichkeit und der Frage, ob Handlungsanweisungen eher als
Text oder besser als Schemata, z.B. Entscheidungsbäume, dargestellt werden, sind noch einige
andere Überlegungen relevant. Eine regelmässige und schnelle Aktualisierung, beispielsweise
der gelisteten Telefonnummern, muß möglich sein. Einerseits ist eine weite Verbreitung unter
den Mitarbeitern und, innerhalb der Bibliothek, eine Verteilung an möglichst vielen Stellen
erwünscht und auch notwendig. Andererseits erschwert eben genau diese Verteilung an vielen
Orten eine Aktualisierung, da alle Auslegestellen bedacht werden müssen, um im Ernstfall
nicht an fehlerhaften Informationen zu scheitern. Vor diesem Hintergrund erscheint eine Veröffentlichung
im Intranet als sehr geeignet. Diese kann von allen Mitarbeitern überall -an jedem
PC-Arbeitsplatz- eingesehen werden, und die Inhalte können zentral geändert werden. Dagegen
sprechen allerdings die berechtigten Einwände, daß im Falle eines Notfalls eventuell die Rechnernetze
nicht funktionieren oder die beteiligten Personen sich vermutlich nicht erst in Ruhe
durch das Intranet klicken wollen oder können, um die relevanten Informationen zu finden. Der
schnelle Griff zu einer Papierform, die direkt zugänglich, unabhängig von technischer Infrastruktur
und nicht zuletzt auch transportabel ist, ist da wesentlich komfortabler. Die optimale
Lösung scheint eine Kombination der verschiedenen Möglichkeiten zu sein. Dabei können der
Plan im Intranet und im hinterlegten Ordner, z.B. an der Auskunftstheke, deutlich ausführlicher
sein und neben den notwendigen Erstmaßnahmen auch weitere Handlungsanweisungen oder
Strategien enthalten. Aushänge sollten sehr knapp gehalten werden und eher schematisch aufgebaut
sein, um ausschließlich die wichtigsten Vorgehensweisen im Ernstfall zu erläutern.
Es muß auch unterschieden werden zwischen den Inhalten des Notfallplans und denen des Evakuierungskonzepts.
Im Fall einer notwendigen Entfluchtung des Gebäudes ist definitiv keine
Zeit, die Vorgehensweise nachzuschlagen. Hier kann es auf Minuten oder sogar Sekunden ankommen,
die Mitarbeiter müssen intuitiv richtig reagieren. Dies ist nicht so sehr durch schriftliche
Niederlegung als durch stetige und regelmässige Unterweisung und Übung zu erreichen.
Im vorliegenden Fall der Universitätsbibliothek Ilmenau wird die folgende Verbreitungsform
empfohlen:
• eine ausführliche Ausarbeitung des Notfall- und Evakuierungskonzepts im Intranet
• der Notfallplan als laminierte Papierform in einem Ordner hinter der Servicetheke, sehr
viel knapper und schematischer als die Version im Intranet, in der Darstellung vergleichbar
mit den Schemata aus den Abschnitten 4.1 ff.
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