Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV

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www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft 4. Notwendige Handlungsabläufe im Verwaltungsunternehmen Die Software ist zunächst SEPA-fähig zu aktualisieren. Dazu gehört: • mögliche Hinterlegung von IBAN und BIC, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz • mögliche Archivierung über 14 Monate ab letztem Mandatsgebrauch • Berücksichtigung der neuen Vorlauffristen • Unterstützung des neuen Datenformates • Berücksichtigung der nun begrenzten Zahl möglicher Verwendungszweckkennzeichen (140). Es ist zu prüfen, inwieweit die neuen Kontodaten IBAN und BIC von jedem Zahlungspflichtigen bereits bekannt und im System erfasst sind. Das System ist um nicht mehr erforderliche bzw. fehlerhafte Daten zu bereinigen. Jedes Vertragsverhältnis, in dem bargeldloser Zahlungsverkehr stattfindet, ist auf das Vorhandensein einer wirksamen schriftlichen Einzugsermächtigung bzw. eines Kombimandates oder idealerweise bereits eines SEPA-Mandates zu prüfen. Ist das im Einzelfall nicht gegeben oder ist – was eigentlich gegenüber Verbrauchern bislang unzulässig war – das Abbuchungsverfahren vereinbart, bedarf es eines neu zu erteilenden SEPA-Mandates. Dafür sollten ggf. die Formulare der Hausbank besorgt und verwendet werden. Neuverträge mit Mietern, Eigentümern oder Auftraggebern in Verwaltungsobjekten sind mit einer aktuellen SEPA-Klausel zu versehen. Die eigenen Briefbögen und Rechnungsmuster sind durch Umstellung auf Angabe von IBAN und BIC zu aktualisieren. Verbraucher (hier: Mieter, Wohnungseigentümer) dürfen aber bis 2016 weiterhin bei Überweisungen BLZ und Kontonummer (BBAN) nutzen. Aufgrund der SEPA-Verordnung 260/2012 und des SEPA-Begleitgesetzes (§ 7 b), das im Bundesrat am 01.03.2013 gebilligt worden ist, werden deutsche Zahlungsdienstleister bis dahin bei Inlandsüberweisungen für Verbraucher kostenlos die auf den Überweisungsträgern angegebenen Bankverbindungen umrechnen. Die Vertragspartner im Verwaltungsverhältnis, d.h. die WEG, deren Gemeinschaftseigentum und Verwaltungsvermögen der Verwalter verwaltet, bzw. die Sondereigentümer, deren Sondereigentum der Verwalter verwaltet und die Grundstückseigentümer, deren bebaute und vermietete Grundstücke der Verwalter verwaltet, hier zur Vereinbarung sämtlichst wie umgangssprachlich üblich als „Auftraggeber“ bezeichnet (obgleich rechtlich betrachtet keine unentgeltlichen Auftrags- sondern entgeltliche Geschäftsbesorgungsverhältnisse zugrunde liegen), sind über die bevorstehende Umstellung und deren Konsequenzen zu informieren. Das Procedere ist abzustimmen, ggf. sind erforderliche Beschlüsse herbeizuführen. Da der Verwalter des Gemeinschaftseigentums in Wohnungseigentümergemeinschaften die teilrechtsfähige Gemeinschaft im Verhältnis zu Dritten (Versorgern) aber auch bei Einzug der Hausgelder vertritt, und das Konto nunmehr zwingend auf Namen und Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft geführt werden muss, ist für jede Wohnungseigentümergemeinschaft durch dessen gesetzlichen Vertreter, also den Verwalter, eine eigene Gläubiger- Identifikationsnummer bei der Bundesbank zu beantragen, die die Gemeinschaft auch nach einem Verwalterwechsel im Bankenverkehr beibehalten wird. SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 14 ]
www.ddiv.de Eine starke Gemeinschaft Für verwaltete Einzelobjekte (Hausgrundstück, Sondereigentum) ist die Gläubiger-ID von den jeweiligen Auftraggebern abzufordern, soweit das Zahlungsempfängerkonto – richtigerweise – auf den Namen des Eigentümers läuft und damit kein Treuhandkonto ist. Die Zahlungspflichtigen sind hierüber zu informieren. Der Verwalter kann sich auch zur Beantragung der Gläubiger-ID bei der Bundesbank bevollmächtigen lassen. Mit der Hausbank (Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers) ist eine aktuelle Inkassovereinbarung, d.h. eine Vereinbarung der Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren, unter Berücksichtigung der Gläubiger-ID zu schließen. Den einzelnen Vertragsverhältnissen sind nach Abstimmung mit den Auftraggebern Mandatsreferenzen zuzuordnen. Die Zahlungspflichtigen sind hierüber zu informieren. Die Zahlungspflichtigen (z.B. Mieter, Hausgeldschuldner), die eine wirksame Einzugsermächtigung erteilt haben, sind über die „Umwidmung“ in ein SEPA-Lastschriftmandat zu unterrichten. Das Datum der Unterrichtung ersetzt bei den erforderlichen Angaben gegenüber dem Zahlungsdienstleister das Datum der Unterschrift des Zahlers bei Mandatserteilung. Jedem Zahler im SEPA-Lastschriftverfahren ist spätestens 14 Tage vor jeder ersten Kontobelastung im SEPA-Verfahren bzw. bei jeder Mandatsänderung (z.B. Anpassung der einzuziehenden monatlichen Gesamtmiete) die bevorstehende Kontobelastung anzukündigen. Die für die Anschreiben erforderlichen Formulare sind in den Systemen zu hinterlegen und ggf. mit den Daten der Mieten- bzw. Hausgeldbuchhaltung zu verknüpfen. Die Muster für Jahres- und Betriebskostenabrechnungen sind um die Ankündigung der Kontobelastung zu erweitern, um separate Ankündigungsschreiben zu vermeiden. Ein unternehmensinternes Procedere für kurzfristig erforderliche erste Kontobelastungen ist vorzusehen (z.B. Mietvertragsabschluss am 25.02.2013, Inkrafttreten des Mietvertrages am 01.03.2013, Fälligkeit der ersten Miete gemäß § 556 b BGB am 05.03.2013 – keine Wahrung der vierzehntägigen Ankündigungsfrist möglich). SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 15 ]
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