Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV
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Mandatsänderungen<br />
<strong>Die</strong> <strong>SEPA</strong>-Regelungen sehen vor, dass die Änderung bestimmter Mandatsmerkmale zulässig ist,<br />
ohne dass ein neues Mandat erteilt werden muss. <strong>Die</strong> ERP-Systeme unterstützen je nach<br />
Systemausprägung die Änderung dieser Mandatsmerkmale und dokumentieren sie zum bestehenden<br />
Mandat. Solche Änderungen sind zum Beispiel<br />
- Änderung der Firmenbezeichnung (Kreditor),<br />
- Änderung der Kontonummer (Debitor),<br />
- Änderung der Bankverbindung (Debitor).<br />
Nach Durchführung dieser Änderungen sind entsprechende Änderungsinformationen in der<br />
nachfolgenden Lastschrift mitzugeben. <strong>Die</strong>se Informationen werden von den ERP-Systemen<br />
automatisch an die <strong>SEPA</strong>-Lastschrift angehängt. Im Falle der Änderung der Bankverbindung (Debitor)<br />
ist die nach der Änderung erzeugte Lastschrift als Erst-Lastschrift vorzulegen.<br />
Auf Anfrage der Bank des Debitors ist das zur ausgeführten Lastschrift aktuell gültige Mandat<br />
vorzulegen. Es wird daher empfohlen, Änderungen der Kontonummer beziehungsweise der<br />
Bankverbindung des Debitors durch Beenden des bestehenden Mandats und Erstellen eines neuen<br />
Mandats (das die geänderten Daten enthält) vorzunehmen. <strong>Die</strong>ses Vorgehen erhöht die Transparenz<br />
und erleichtert die Zuordnung einer <strong>SEPA</strong>-Lastschrift zu der jeweils gültigen Fassung des Mandats.<br />
Ablage der Mandate in einem Dokumentenmanagement- oder Archiv-System<br />
Erteilte Mandate müssen handschriftlich unterschrieben vorliegen. In gleicher Weise sind Änderungen<br />
(zum Beispiel von Kontonummer und Bankverbindung des Debitors) aufzubewahren.<br />
Es wird die Ablage der unterzeichneten Mandate in einem Dokumentenmanagement- oder Archiv-<br />
System empfohlen. Entsprechende Zuordnungsmöglichkeiten – beispielsweise zur elektronischen<br />
Mieterakte – stehen zur Verfügung.<br />
<strong>1.</strong>6. <strong>Umstellung</strong> auf <strong>SEPA</strong>-Überweisung<br />
Für Zahlungsverkehrsaufträge im <strong>SEPA</strong>-Verfahren wird das XML-Format genutzt. <strong>Die</strong> technische<br />
Umsetzung ist durch die ERP-Systeme gewährleistet.<br />
Aktivierung der <strong>SEPA</strong>-Überweisung<br />
<strong>Die</strong> ERP-Systeme ermöglichen eine explizite Freischaltung beziehungsweise Aktivierung der Nutzung<br />
der <strong>SEPA</strong>-Überweisung. Damit wird ein gezielter Übergang auf die Anwendung der <strong>SEPA</strong>-Verfahren<br />
sichergestellt. In Einzelfällen kann für Zahlungsempfänger mit ausländischer Bankverbindung<br />
un<strong>ab</strong>hängig davon die <strong>SEPA</strong>-Überweisung bereits heute genutzt werden.<br />
Verwendungszwecke<br />
<strong>Die</strong> ERP-Systeme berücksichtigen die Standardisierung der Verwendungszwecke im Rahmen der<br />
<strong>SEPA</strong>-Verfahren auf maximal 140 Zeichen. Je nach Systemausprägung kann für die <strong>SEPA</strong>-<br />
Überweisung eine gesonderte Vorbelegung der Verwendungstexte konfiguriert werden.<br />
<strong>SEPA</strong>-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 54 ]
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