Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV
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Checkliste für die <strong>Umstellung</strong> auf das <strong>SEPA</strong>-Lastschriftverfahren<br />
in den Verwaltungsunternehmen im Jahre 2013<br />
Prüfung Handlungsbedarf ggf. Hinweise<br />
Seite<br />
Muster<br />
Nr.<br />
<strong>1.</strong> Steht die notwendige <strong>SEPA</strong>-fähige Software<br />
zur Verfügung? d.h.:<br />
Können IBAN und BIC, Gläubiger-ID und<br />
Mandatsreferenz hinterlegt werden?<br />
Ermöglicht die Software die erforderliche<br />
Archivierung über 14 Monate <strong>ab</strong> letztem<br />
Mandatsgebrauch?<br />
Berücksichtigt die Software die neuen<br />
Vorlauffristen?<br />
Unterstützt die Software das neue<br />
Datenformat XML-Nachrichten-format<br />
ISO 20022?<br />
Berücksichtigt die Software die nun<br />
begrenzte Zahl möglicher<br />
Verwendungszweckkennzeichen (140)<br />
2. Besteht eine aktuelle<br />
Inkassovereinbarung mit dem<br />
Zahlungsdienstleister des<br />
Zahlungsempfängers (Hausbank des<br />
Vermieters)?<br />
3. Ist die Gläubigeridentifikationsnummer<br />
des jeweiligen Gläubigers (Zahlungsempfängers)<br />
beantragt und bekannt?<br />
4. Sind den einzelnen Vertragsverhältnissen<br />
Mandatsreferenzen zugeordnet?<br />
5. Sind die Kontodaten der Zahlungsschulder<br />
und des Unternehmens nach<br />
aktuellem Standard (IBAN, BIC) im<br />
System hinterlegt?<br />
6. Liegen wirksame Einzugsermächtigungen<br />
oder <strong>SEPA</strong>-Mandate vor?<br />
Erwerb aktueller Software<br />
Nutzung von IBAN-Konvertern<br />
der Banken und Verlage<br />
Erfassung der erforderlichen<br />
Daten<br />
Achtung: Ab 0<strong>1.</strong>02.<strong>2014</strong> keine<br />
Einreichung per Datenträger<br />
(Diskette, Stickt etc. mehr möglich):<br />
<strong>Umstellung</strong> auf online-Banking!<br />
Mitteilung der Gläubiger-ID<br />
Abschluss einer Vereinbarung<br />
glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
Korrespondenz mit Auftraggeber<br />
bei Fremdverwaltung<br />
Erarbeitung der Mandatsreferenzen,<br />
Festlegung eines<br />
unternehmenseinheitlich nachvollziehbaren<br />
Systems<br />
Anschreiben der Zahlungspflichtigen<br />
zur Bekanntg<strong>ab</strong>e und<br />
Erfassung oder Nutzung von<br />
Konvertern<br />
Bereinigung überholter, nicht<br />
mehr benötigter Daten<br />
Information der Schuldner über<br />
Systemumstellung<br />
Ankündigung vor erstmaligen/<br />
geändertem Gebrauch des<br />
<strong>SEPA</strong>-Mandats<br />
10 ff.,<br />
11 f.,<br />
12, 13<br />
12<br />
12<br />
14<br />
11, 12,<br />
14, 15 1, 6<br />
10 1-3<br />
(WEG)<br />
6, 7<br />
8, 12 f 1,2,4<br />
ff.<br />
69 f, 26 16, 17<br />
7. Sind die Vertragsmuster aktualisiert? Vertragsanpassung,<br />
Musterhinterlegung für <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschrift<br />
ggf. Mitarbeiterschulung<br />
31 4<br />
12-15<br />
<strong>SEPA</strong>-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 41 ]
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