Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV

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1.4. Wesentliche Merkmale der Mandatsverwaltung
Eindeutige Mandatsreferenz
SEPA-Mandate benötigen eine eindeutige Mandatsreferenz. In Verbindung mit der Gläubiger-ID wird
somit SEPA-weit die eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats sichergestellt. Die ERP-Systeme
stellen durch eine automatische Vergabe der Mandatsreferenz diese Eindeutigkeit sicher. Die
Mandatsreferenz wird von den ERP-Systemen automatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt.
Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID)
Die Gläubiger-ID gehört zwingend zu den Angaben im Mandat. Auch sie wird von den ERP-Systemen
automatisch bei jeder erzeugten Lastschrift angehängt. Die ERP-Systeme erlauben sowohl die
Einrichtung gesonderter Gläubiger-IDs je WEG als auch die Eingabe der Gläubiger-ID des Verwalters,
sofern ein Treuhandkonto geführt wird.
Datum der Mandatsunterschrift
Da das Datum der Mandatsunterschrift ebenfalls bei jeder erzeugten Lastschrift anzuhängen ist, muss
dieses Datum auch bei der Anlage der Mandate im Rahmen der Migration von Einzugsermächtigungen
belegt werden. Maßgeblich ist in diesen Fällen das Versanddatum des Informationsschreibens
über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systeme sorgen für eine
entsprechende Belegung des Datums bei den betroffenen Mandaten.
SEPA-Mandat
Im Mandat ist hinterlegt, für welches Lastschriftverfahren das Mandat gültig ist:
- SEPA-CORE-Lastschrift
- B2B-Lastschrift (je nach Systemausprägung)
- (gegebenenfalls SEPA-COR1-Lastschrift)
a. Einmalmandate
Die ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung von Einmalmandaten. Nach einmaliger Nutzung sind
diese automatisch nicht mehr gültig. Eine nachträgliche Aktivierung ist nicht zulässig.
b. Statusverwaltung
Durch eine Statusverwaltung stellen die ERP-Systeme sicher, dass Mandate zur Vorbereitung
zunächst nur erfasst werden können. Die erfassten Mandate können dann in einem weiteren Schritt –
in der Regel bei Vorlage des unterzeichneten Mandats – gesondert aktiviert werden. Anschließend
stehen sie zur Nutzung im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens bereit. Damit ist ebenfalls
sichergestellt, dass Mandate bei Aussetzung des Lastschriftverfahrens (zum Beispiel bei
vorübergehendem Wechsel auf das Überweisungsverfahren) im System erhalten bleiben können und
so eine Wiederaufnahme der Nutzung des Lastschriftverfahrens vor Ablauf von 36 Monaten
gewährleistet ist.
SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 52 ]