Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV

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c. Verfall eines Mandats
Ein Mandat verfällt automatisch, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde. Deshalb überwachen die
ERP-Systeme, dass ausschließlich für gültige Mandate SEPA-Lastschriften erzeugt werden können.
Hierzu wird zum Mandat gespeichert, wann die letzte SEPA-Lastschrift im System erzeugt, das heißt
das Mandat bedient wurde.
d. Gültigkeit eines Mandats
Die Gültigkeit eines Mandats kann in der Mandatsverwaltung – unabhängig vom automatischen Verfall
– beschränkt werden. Dies kann zum Beispiel genutzt werden, um Änderungen der Bankverbindung
des Debitors bereits im Voraus mit Termin im ERP-System zu hinterlegen.
e. Erst- oder Folgeauftrag
Über die Mandatsverwaltung wird festgestellt, ob es sich bei den zugehörigen Lastschrifteinzügen um
einen Erst- oder Folgeauftrag handelt. So ist jederzeit ersichtlich, welcher Vorlagefrist der
Lastschrifteinzug genügen muss.
f. Vertragsbezug
Das Mandat wird einem Vertrag zugeordnet. Je nach Systemausprägung ist auch eine Zuordnung von
mehreren Verträgen möglich.
g. Abweichende Zahler
Sofern der Zahler vom Vertragspartner abweicht, werden zum Mandat – über den Bezug zum Vertrag
hinaus – die notwendigen Daten zum abweichenden Zahler hinterlegt (Beispiel: Oma zahlt für den
Enkel die Miete).
1.5. Migration bestehender Einzugsermächtigungen in Mandate
Für die Überführung der bestehenden Einzugsermächtigungen in Mandate werden in den neuen
Releases der ERP-Systeme entsprechende Migrationsverfahren bereitgestellt, die es auf einfache
Wei-se ermöglichen, zu allen relevanten Einzugsermächtigungen die notwendigen Mandatsdaten für
das ERP-System automatisch zu erzeugen.
Die Migration der Einzugsermächtigungen kann auf aktive, das heißt noch genutzte
Einzugsermächtigungen beschränkt werden. Im ERP-System wird hinterlegt, dass das Mandat durch
Nutzung der Migrationsverfahren angelegt wurde.
Aktivierung erfasster Mandate im Sammelverfahren
In einem gesonderten Schritt können die im Zuge der Migration im ERP-System hinterlegten Mandate
in einem Sammelverfahren aktiviert werden. Diese Aktivierung geht einher mit der obligatorischen
Information der Debitoren über die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren. Die ERP-Systeme
stellen hierzu eine entsprechende Standard-Korrespondenz bereit. Das Datum dieser Korrespondenz
wird im Zuge der Aktivierung als „Datum der Mandatsunterschrift“ im Mandat vermerkt. Mit dieser
Korrespondenz kann zugleich die Vorankündigung der SEPA-Lastschrift erfolgen.
SEPA-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 53 ]