Die SEPA-Umstellung ab 1. Februar 2014 ... - DDIV
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<strong>1.</strong>3. DKB-Checkliste – Wie mache ich mein Unternehmen <strong>SEPA</strong>-fähig?<br />
Vorbereitung<br />
betroffene Abteilungen über die <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> informieren<br />
<strong>SEPA</strong>-Verantwortlichen im Unternehmen festlegen<br />
Zeitplan für die <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> erstellen<br />
interne Richtlinien für die Nutzung der neuen <strong>SEPA</strong>-Verfahren festlegen<br />
persönliche Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank unter<br />
www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragen<br />
auch für jede von Ihnen verwaltete Wohnungseigentümergemeinschaft, sofern diese am<br />
Lastschriftverfahren teilnehmen möchte<br />
IBAN und BIC auf Briefen/Vorlagen/Rechnungen/Internet usw. deutlich sichtbar angeben<br />
Finanzbuchhaltungsprogramm auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit überprüfen und gegebenenfalls<br />
Rücksprache mit dem Softwarehersteller/-anbieter halten<br />
das von uns angebotene Zahlungsverkehrsprogramm SFIRM ist <strong>SEPA</strong>-fähig<br />
<strong>SEPA</strong>-Datenelemente und -formate in vorhandene Datenbanken einbinden<br />
weitere Software-Produkte berücksichtigen (z.B. Verwaltung von Kunden, etc.), in denen<br />
Zahlungsdateien erzeugt werden und diese ebenfalls auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit prüfen<br />
meine Softwareanbieter auf <strong>Umstellung</strong>smöglichkeiten bzw. anstehende Änderungen<br />
ansprechen<br />
eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben, das heißt pro Einzugsermächtigung (z.B.<br />
Mietvertragsnummer + Versionskennzeichen)<br />
Liegen von allen Kunden unterschriebene Einzugsermächtigungen vor? Einholen der <strong>SEPA</strong>-<br />
Lastschriftmandate von den Kunden, bei denen keine korrekte Einzugsermächtigung vorliegt<br />
neue Mandate für alle Abbuchungsaufträge einholen<br />
bis zur <strong>Umstellung</strong> auf <strong>SEPA</strong> das <strong>SEPA</strong>-Kombimandat für neue Einzugsermächtigungen<br />
verwenden (dieses Mandat vereint die bisher bekannte Einzugsermächtigung im nationalen<br />
Lastschriftverfahren mit dem <strong>SEPA</strong>-Lastschriftverfahren)<br />
das <strong>SEPA</strong>-Kombimandat steht unter DKB.de/sepa zum Download bereit<br />
<strong>Umstellung</strong><br />
Vereinbarungen über den Forderungseinzug durch Lastschriften bei meinem DKB-<br />
Kundenbetreuer <strong>ab</strong>schließen<br />
die Vereinbarungen stehen unter DKB.de/sepa zum Download bereit<br />
bestehende Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC umrechnen<br />
Sie können hierfür den <strong>SEPA</strong>-Account-Converter unter DKB.de/sepa verwenden<br />
Gläubiger-Identifikationsnummer in die Finanzbuchhaltungssoftware einsetzen und um die<br />
Mandatsreferenz der Kunden ergänzen<br />
alle Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem ersten <strong>SEPA</strong>-Lastschrifteinzug<br />
informieren („Pre-Notification“/„Vor<strong>ab</strong>kündigung“)<br />
wir empfehlen, dies mit dem Verwendungszweck des letzten Nicht-<strong>SEPA</strong>-Einzugs zu<br />
erledigen<br />
Testeinzug mit einigen Datensätzen im neuen <strong>SEPA</strong>-Format durchführen<br />
<strong>SEPA</strong>-Datei unter Beachtung der Vorlaufsfristen einreichen:<br />
Erst-/Einmal-Lastschrift spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr)<br />
Folge-Lastschrift spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (bis 17.30 Uhr)<br />
Mandate und Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem<br />
letztmaligen Lastschrifteinzug aufbewahren<br />
<strong>SEPA</strong>-Broschüre des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (April 2013) [ 44 ]
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