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Handbuch für den federführenden Begünstigten für das Operationelle Programm zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit (Wojewodschaft Lubuskie) – Brandenburg 2007-2013 im Rahmen der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit Projektdurchführung Finanzen und Berichterstattung Zahlungen Partnerschaftsvereinbarung, in dem u.a. die Verwaltungsstrukturen und die Erstattung von zu Unrecht gezahlten oder nicht zweckentsprechend verausgabten Mittel klar geregelt sind. Obwohl die Gesamtverantwortung für die Projektdurchführung beim Leadpartner liegt, muss jeder Partner eine aktive Rolle bei der Projektdurchführung spielen. Der Leadpartner stellt die Projektkoordination sicher (Projektleitung, -begleitung Buchführung, Aufbewahrung von Projektunterlagen usw.) Der Leadpartner erstellt auf der Grundlage der Teilberichte der Projektpartner einen Gesamtbericht. Er prüft, ob die Ausgaben der Partner von den Art.16-Prüfern bescheinigt wurden. Er stellt sicher, dass sich die getätigten Ausgaben ausschließlich auf die bewilligten Aktivitäten beziehen. Er reicht den Gesamtbericht beim GTS zu in der Anleitung zum Ausfüllen des Berichts festgelegten Bedingungen und Fristen ein. Dem ersten Gesamtbericht fügt der LP eine Kopie der unterzeichneten Partnerschaftsvereinbarung bei. Die Auszahlungen der EFRE- Mittel erfolgen an den Leadpartner, der die entsprechenden Anteile ohne Verzögerung an die einzelnen Projektpartner gemäß Antrag und Partnerschaftsvereinbarung weiterleitet (in Form von Überweisungen auf ihre Konten) Unregelmäßigkeiten Wird auf der Grundlage des Berichts über den Verlauf der Projektdurchführung oder im Ergebnis der von den berechtigten Stellen ausgeübten Kontroll- unterschrieben werden. Sie werden damit zur Durchführung von allen akzeptierten Aktivitäten und zur finanziellen Haftung verpflichtet. Jeder Partner ist für die Aktivitäten verantwortlich, die im Antrag und in der Partnerschaftsvereinbarung niedergeschrieben wurden. Jeder Partner ist dafür verantwortlich, dass seine Ausgaben von den Art.16- Prüfern bestätigt werden. Sie stellen sicher, dass die Art.16-Zertifikate und andere Unterlagen dem Leadpartner so schnell wie möglich - vor dem von ihm genannten endgültigen Termin – vorgelegt werden. Mit den ersten Teilberichten übermitteln die Projektpartner an die Art.16- Prüfern eine Kopie der unterzeichneten Partnerschaftsvereinbarung. Die sich finanziell an einem Projekt beteiligenden Partner müssen ein in EUR geführtes Konto haben, auf das der Leadpartner die Mittel überweist. Jeder Projektpartner haftet für Unregelmäßigkeiten, die bei der Umsetzung der im Projektantrag für jeden Projektpartner zugeordneten 42
Handbuch für den federführenden Begünstigten für das Operationelle Programm zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit (Wojewodschaft Lubuskie) – Brandenburg 2007-2013 im Rahmen der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit tätigkeiten oder von den anderen Quellen festgestellt, dass die im Projekt gesamten EFRE-Mittel oder ein Teil davon nicht bestimmungsgemäß und ohne die geltenden Verfahren einzuhalten, verwendet oder die Mittel unbefugt oder in übermäßiger Höhe in Anspruch genommen wurden, ist der federführende Begünstigte dazu verpflichtet, diese zu Unrecht gewährte Förderung in voller Höhe oder zum Teil nebst Sollzinsen zu von der Verwaltungsbehörde genannten Bedingungen, Termin und Bankkonto, gemäß der von ihr diesbezüglich ausgestellten Zahlungsaufforderung zurückzuzahlen. Maßnahmen im Rahmen des Projekts aufgedeckt werden. 3.8 Projektmanagement/Projektpersonal Zu einer effektiven Projektumsetzung muss der Leadpartner ein entsprechendes Verwaltungsund Koordinierungssystem entwickeln. Dazu soll eine für die Projektorganisation, - durchführung und -koordinierung verantwortliche Person (Projektkoordinator) benannt werden. Der Projektkoordinator soll über Kenntnisse aus dem Bereich Projektmanagement und über Arbeitserfahrung in einem internationalen Team verfügen. Unabhängig vom Umfang der Verantwortung (z.B. Begleitung der Fortschritte bei der Projektdurchfühung, Verantwortung für Kontakte, Sicherstellung des Informationsaustausches zwischen den Partnern, usw.) soll der Projektkoordinator zur Handlung gemäβ den Bestimmungen der Partnerschaftsvereinbarung fähig sein und die Partner zur Durchführung der im Antrag vorgesehenen Aktivitäten mobilisieren. Für ein professionelles Projektmanagement sollte der Leadpartner im Antrag auch einen Finanzverantwortlichen benennen. Dieser Finanzverantwortliche sollte sich gut in den Rechnungslegungsgrundsätzen, der gemeinschaftlichen und nationalen Gesetzgebung zur Verwaltung der Strukturfonds, dem nationalen und gemeinschaftlichen Vergaberecht sowie der Finanzkontrolle auskennen. Zur effizienten Begleitung und effizienten finanziellen Projektverwaltung soll der Finanzverantwortliche eng mit dem Projektkoordinator, mit den Art.16-Prüfern und mit den Projektpartnern zusammenarbeiten. Wegen der bedeutenden Rolle des Projektkoordinators und des Finanzverantwortlichen sollen sie bereits an der Projektvorbereitung beteiligt werden. Zusätzlich wird empfohlen, dass diese beiden Personen gut deutsch und polnisch sprechen. 43
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