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Handbuch für den federführenden Begünstigten für das Operationelle Programm zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit (Wojewodschaft Lubuskie) – Brandenburg 2007-2013 im Rahmen der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit 5.2.3 Kostenbelege und Feststellungsvermerke Die getätigten Ausgaben sind durch vollständig bezahlte Rechnungen oder andere Belege mit gleichwertiger Beweiskraft nachzuweisen. Bestätigte Kopien der Rechnungen oder anderer Belege mit gleichwertiger Beweiskraft sind den Ausgabenerklärungen beizulegen. Rechnungen oder andere Belege mit gleichwertiger Beweiskraft, die der Projektträger dem Bericht/dem Mittelabruf auf Aufforderung des Art.16-Prüfers beifügt, sowie alle nachstehend genannten projektbezogenen Rechnungen/Belege sind mit Feststellungsvermerken zu versehen. Inhalt eines Feststellungsvermerks: Für polnische Projektpartner: - Projektname und -nummer (soweit vergeben), - Beschreibung des Zusammenhanges mit dem Projekt – darunter Bezeichnung der im Förderantrag dargestellten Ausgabenkategorie oder Kostengruppe, die die Rechnungslegung betrifft (z.B.: Personalkosten, Sachkosten, Investitionen, Reisekosten, usw.), - Buchhaltungs- oder Registernummer, unter welchem die Rechnung / das Dokument mit dem gleichwertigen Buchhaltungswert gebucht wurde, - Information über die formelle, inhaltliche und rechnerische Richtigkeit, - Vermerk mit der Nummer und Datum des Fördervertrags, - Vermerk, dass das Projekt aus Mitteln des Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung oder/und aus nationalen Haushaltsmitteln im Rahmen des Programms zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit Polen (Wojewodschaft Lubuskie) – Brandenburg 2007-2013 kofinanziert wird, - Angabe der Rechtsgrundlage nach dem Gesetz vom 29. Januar 2004 Recht der öffentlichen Auftragsvergabe; es ist anzugeben, nach welcher Vorschrift des Gesetzes die Ausgabe getätigt worden ist oder nach welcher Vorschrift das obengenannte Gesetz in Bezug auf das Projekt (die Ausgabe) nicht anwendbar ist. Im Fall der Dienstreisekosten wird die Beschreibung der Übereinstimmung mit dem Recht der öffentlichen Auftragsvergabe nicht verlangt, Für deutsche Projektpartner: - Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, insbesondere Tag, Empfänger/Einzahler, sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung, Zahlungsbeweis, - bei Gegenständen den Verwendungszweck, - ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt (Projektbezeichnung, Projektnummer, Kontierungsstempel), - für zur Erfüllung des Projektzweckes beschaffte Gegenstände, deren Anschaffungsoder Herstellungswert 410 EUR netto übersteigt ein Nachweis der Inventarisierung, 70
Handbuch für den federführenden Begünstigten für das Operationelle Programm zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit (Wojewodschaft Lubuskie) – Brandenburg 2007-2013 im Rahmen der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit - Angabe der Rechtsgrundlage nach dem Gesetz zur Vergabe öffentlicher Aufträge und Aufträge für Bau- und Dienstleistungen / Gesetz über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen für Dienstleistungen mit Ausnahme der Baudienstleistungen. Den Rechnungskopien sind beizufügen: - bestätigte Auszüge aus dem Bankkonto des Partners, von dem die Zahlungen im Rahmen des Projekts erfolgen oder Kopien der Überweisungsaufträge, mit denen die Tätigung der einzelnen Ausgaben nachgewiesen wird. Die Belege sind von einer durch den Projektträger schriftlich ermächtigten Person unter Angabe ihrer Funktion und des Datums (= Mindestanforderung) zu bestätigen. Bei Zahlungen in bar hat die die Zahlung erhaltende Person auf der Vorderseite der Rechnung z.B. „Betrag in bar erhalten“ zu vermerken. Dieser Vermerk ist der Beweis dafür, dass die Zahlung erfolgt ist. In diesem Fall sind keine zusätlichen Kassenberichte erforderlich. Fehlt der Vermerk, ist der Kassenbericht doch beizufügen. - bestätigte Kopien von Dokumenten, die Abnahmen/Fertigstellungen von Arbeiten bestätigen, z.B. Abnahmeprotokolle (gilt insbesondere für alle Investitionsausgaben und Bauarbeiten aber auch für erbrachte Leistungen und geschaffene Werke), - bei Anschaffung von Anlagen/Geräten, die noch nicht montiert wurden – bestätigte Kopien von Abnahmeprotokollen dieser Anlagen/Geräte bzw. Bescheinigungen der In- Lager-Aufnahme unter Angabe des Lagerfachs, Für polnische Projektträger gilt zusätzlich: - bei Projekten, bei denen Personalkosten abgerechnet werden, finden die Regeln der Anlage 2 zu den „Leitlinien zur Förderfähigkeit der Projekte und Ausgaben im Rahmen der Programme zur grenzübergreifenden Zusammenarbeit der Europäischen Territorialen Zusammenarbeit 2007-2013 mit Beteiligung Polens“ vom 23.09.08 Anwendung. Die bestätigten Kopien der Dokumente, mit denen die antragsgemäße Durchführung einer Aufgabe oder deren Teil belegt wird (z.B. geforderte Diplome, Zertifikate und Unterlagen zur Auftragsvergabe), sind zusammen mit den Antragsunterlagen aufzubewahren und bei Prüfungen zur Verfügung zu stellen. 5.2.4 Verfahren zur Berichtserstattung Jeder Projektpartner legt seinen Teilbericht beim Leadpartner zu in der Anleitung zum Ausfüllen des Berichts festgelegten und in der Partnerschaftsvereinbarung vereinbarten Bedingungen und Fristen vor. Für alle Berichte und Ausgaben ist eine Prüfung des Art.16- Prüfers gemäß nationalen Anforderungen erforderlich. Es wird empfohlen, die Teilberichte der Projektpartner an den Leadpartner sowohl in elektronischer als auch in Papierform zu übermitteln. Die Papierform des Teilberichts ist maßgeblich und muss vom jeweiligen Projektpartner und dessen Art.16-Prüfer unterschrieben werden. Auf Grundlage der durch die Art.16-Prüfer betsätigten Teilberichte der Projektpartner und der ausgestellten Zertifikate erstellt der Leadpartner den Gesamtbericht und legt ihn unter Beachtung der in der jeweils geltenden Anleitung zum Ausfüllen des Berichts festgelegten Fristen beim GTS vor (in jeweils zwei Exemplaren in Deutsch und Polnisch). Der Gesamtbericht ist sowohl in elektronischer als auch in Papierform vorzulegen (jeweils 1 Original und 1 Kopie in Deutsch und Polnisch). Bei einseitig finanzierten Projekten 71
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