KÜCHENPLANER Ausgabe 12-2020

Betriebsmanagement
Tipps für eine (möglichst)
entspannte Betriebsprüfung
Neue Rechte für das Finanzamt, neue Pflichten für das steuerzahlende Küchenstudio.
Und als wäre das noch nicht genug, gibt es eine Reihe bekannter Fehlerquellen, die
Jahr für Jahr vermieden werden müssen. Volker Schmidt von der SEB Steuerberatung
gibt Tipps für eine Betriebsprüfung ohne schmerzhafte Überraschungen.
Der Maßnahmenplan für die
nächste Steuerprüfung
• Strategie mit Steuerberater erarbeiten.
• Belege nur noch digital zum Steuerberater geben.
• Alle Kundenrechnungen (Anzahlung und Restzahlung)
werden durch Zahlung auf das Bankkonto
beglichen.
• Ausgaben nur noch über EC- oder Kreditkarte tätigen.
• Rechnungen, Gutschriften und Preisnachlässe an
Kunden werden im Rechnungsprogramm erstellt
und per Schnittstelle ins Buchhaltungsprogramm
übergeben.
• Für den reduzierten Barverkehr wird durch den
Steuerberater dokumentiert, wie und wann die
Erfassung und Bestandsermittlung im Kassenbuch
erfolgt und festgeschrieben wird.
Betriebsprüfungen sind für Unternehmer kein Spaß.
Neben der Sorge über den Ausgang der Prüfung ist
schon das Basis-Szenario herausfordernd: Dem Prüfer
müssen Räume zur Verfügung gestellt werden; bei
Unklarheiten müssen Fragen beantwortet und Belege
herausgesucht werden. Dadurch wird Arbeitskraft gebunden,
Zeit geht verloren, Kosten entstehen. Als wäre
das nicht schon genug, gibt es seit einiger Zeit neue
Anforderung. So müssen die Verfahren, zum Beispiel
über den Umgang mit Bargeld, im Betrieb dokumentiert
werden. Diese Dokumentationspflicht betrifft alle
Themen, die zur Buchführung gehören, und die in verschiedenen
digitalen Systemen verarbeitet werden. Im
Küchenhandel betrifft dies neuerdings auch Nebensysteme,
wie zum Beispiel das Planungsprogramm
oder das Programm, mit dem die Kundenrechnungen
erstellt werden.
Misstrauischer Betriebsprüfer
Hier können Probleme für die Betriebsprüfung entstehen:
Wenn Planungen im Planungsprogramm überschrieben
werden, sind erfolglose Planungen nicht
mehr nachvollziehbar. Wenn im Rechnungsprogramm
die Reklamationsgutschriften an Kunden nicht enthalten
sind, ergeben sich größere Unterschiede zwischen
den Umsätzen laut Rechnungsprogramm und
dem Erlöskonto in der Buchhaltung. Die Folge? Der
Betriebsprüfer wird misstrauisch. Fragen müssen beantwortet
und Verdachtsmomente ausgeräumt werden.
In vielen Fällen wird dies nicht hundertprozentig gelingen.
Im Rahmen der Schlussbesprechung besteht
dann die Gefahr, dass über Umsatz-Zuschätzungen
diskutiert wird.
Gefahren vermeiden
Auf diesen Mix aus neuen Anforderungen und bekannten
Problemstellungen kann sich der Kücheneinzelhändler
einstellen. Er kann nicht nur, er sollte es
auch! Buchhaltung und Belegverwaltung werden digital
vorgenommen. Der Bargeldverkehr wird auf das
Mindeste minimiert, indem die Kunden weitestgehend
über die Bank bezahlen und die Barausgaben durch
Kartenzahlung ebenfalls über ein Bankkonto abgewickelt
werden. Kundenrechnungen werden nicht vom
Beleg manuell eingebucht, sondern über eine Schnittstelle
zwischen dem Rechnungsprogramm und dem
Buchhaltungsprogramm digital eingespielt.
52 KÜCHENPLANER 12/2020