download

telah cermat dan tidak ada yang lupa dibebankan. Saat tamu check out, tamu
melakukan pembayaran atau rekening tamu dibebankan ke perusahaan tamu
atau ke biro perjalanan tamu yang bersangkutan. Rekening tamu ditutup dan
saldonya di”nol”kan saat pembayaran atau dipindahkan ke city ledger (saat
tamu belum bayar dan rekeningnya minta ditagihkan melalui perusahaan/biro
perjalanan).
11.11.2 Guest Accounts dan City Accounts
A. Pengertian
Rekening tamu (guest accounts) adalah kumpulan dari seluruh rekening
tamu untuk tamu yang masih tinggal di hotel. Seringkali juga sebagai guest
ledger. Setiap rekening dipergunakan untuk mencatat semua transaksi hotel
dengan tamu secara kronologis yang mencakup semua pembebanan/
pendebitan (charges) dan pengkreditan. City accounts adalah kumpulan dari
seluruh rekening dengan pelanggan bukan tamu hotel (non guest account).
Yang dimaksud dengan pelanggan bukan tamu hotel adalah pelanggan yang
tidak menginap/tidak tinggal di hotel. Akan tetapi, melakukan transaksi dengan
hotel atau tamu yang sudah check out tetapi belum melakukan pembayaran
di mana pembayarannya dimintakan melalui perusahaan/atau biro perjalanan
yang menjamin beban tamu tersebut.
Rekening tamu harus dapat menyediakan data secara tepat dan akurat.
Oleh karenanya semua pembebanan (penjualan kredit) yang terjadi harus dicek
seteliti mungkin untuk menghindari kesalahan. Selain itu, juga tidak kalah
pentingnya adalah pencatatan penjualan kredit harus dilakukan sesegera
mungkin. Hal tersebut untuk menghindari penumpukan yang akan mengurangi
akurasi pencatatan. Alasan lain adalah untuk menghindari late charge atau
tamu sudah check-out padahal belum membayar semua yang telah
dikonsumsi. Sedangkan hal terakhir yang juga sangat penting dengan mencatat
penjualan kredit secepat mungkin di rekening tamu adalah untuk menghindari
ketidak teraturan tanggal transaksi. Dengan akurat dan cepat maka kelihatan
bahwa apa yang disiapkan di hotel itu benar benar profesional.
B. Format/Bentuk Rekening Tamu
Bentuk dan format suatu rekening tamu sangat bervariasi, tidak sama
antara hotel yang satu dengan hotel yang lainnya. Yang jelas bentuk dasar
suatu rekening tamu akan sangat tergantung pada:
1. jenis penjualan yang ada di hotel (jenis dan tipe outlet) hotel;
2. besar kecilnya suatu hotel;
601