download

. Pengendalian anggaran yaitu adanya pengendalian anggaran atas rencana
pembelian yang telah ditetapkan. Fungsi anggaran untuk menghindari
pemborosan yang tidak diharapkan.
c. Pengendalian pemilihan pemasok dengan tujuan untuk memilih calon pemasok
yang tepat (tepat/ murah harga, tepat mutu, tepat waktu, jaminan ketersediaan
barang dalam jangka panjang)
d. Pengendalian pemesanan barang yang tujuannya agar barang dipesan dari
pemasok yang telah ditunjuk, order pembelian sesuai dengan jumlah dan mutu
yang diminta, dibeli pada waktu dan jumlah yang benar-benar dibutuhkan.
e. Pengendalian penerimaan barang yang bertujuan memastikan tidak ada barang
masuk yang tidak dipesan sebelumnya. Komitmen pemasok tentang mutu,
jumlah, dan waktu pengiriman apakah telah sesuai dengan yang telah dijanjikan.
f. Pengendalian otorisasi untuk memverifikasi dan memastikan bahwa proses
pembelian, dan pengeluaran barang telah diotorisasi oleh pejabat yang
berwewenang sesuai fungsi dan tingkat/jenjang jabatannya.
g. Pengendalian keamanan gudang yaitu untuk memastikan adanya pengamanan
fisik barang di gudang dari kemungkinan pencurian, bahaya banjir dan
kebakaran, dan adanya asuransi gudang yang memadai.
h. Pengendalian akuntansi dan administrasi gudang yaitu terciptanya tertib
akuntansi dan administrasi persediaan barang di bagian akuntansi dan gudang.
10.6 Sistem/Cara Pengadaan
Sistem/cara pengadaan barang/jasa sangat tergantung pada kekhususan/
kerumitan spesifikasi barang/jasa, jumlah calon pemasok yang ada, tingkat urgensi/
kepentingannya, frekuensi, dan nilai pengadaannya. Berdasarkan hal ini maka ada
sedikitnya tiga sistem/cara pengadaan.
a. Pengadaan langsung yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung
dilakukan di lokasi tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok
sebelumnya. Biasanya hal ini dilakukan untuk kebutuhan rutin yang mendesak
dan nilainya tidak terlalu besar. Contoh belanja dapur, sayur mayur di pasar
untuk keperluan restauran saat itu saja.
b. Penunjukan langsung artinya pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah
terlebih dahulu ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon
pemasok. Pemasoknya diikat dengan suatu kontrak untuk periode cukup lama
sehingga pemesanan bisa dilakukan berulang-ulang melalui repeat order.
Sistem ini dipilih untuk jenis pengadaan yang bersifat rutin, nilai cukup signifikan,
dan ada cukup banyak calon pemasok yang memenuhi syarat.
c. Proses tender yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsi/
bagian. Dilakukan undangan terbuka atau tertutup kepada para calon pemasok
potensial yang dianggap memenuhi persyaratan dan penetapan pemenang tender/
pemasoknya juga dilakukan oleh tim. Cara ini dipilih untuk barang dengan
spesifikasi teknis yang cukup rumit, dan nilai pengadaannya cukup mahal.
537