De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW

edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 33
• Hoe beter medewerkers geïnformeerd worden over het project
en hun bijdrage daarin, hoe breder het draagvlak zal zijn•
Iedereen moet ervan doordrongen worden dat het management
de ontwikkeling van de code zeer serieus neemt en onvoorwaardelijk
steunt.
Stap 4: Inventariseren van opvattingen en dilemma’s
Gesprekken kunnen worden gevoerd met een dwarsdoorsnede
uit de organisatie. Groepen medewerkers worden uitgenodigd
voor dilemmabijeenkomsten, waar bestaande vragen en
dilemma’s worden geïnventariseerd en besproken. Tijdens deze
sessies kan een dilemmaspel worden gespeeld (zoals het spel
‘Open Kaart’ van KPMG), dat bij medewerkers vaak ‘aha-Erlebnisse’
oproept.
Extern kunnen gesprekken worden gevoerd met vertegenwoordigers
van de stakeholders om na te gaan wat zij verwachten
van een code.
Zo ontstaat een breed ‘palet’ van opvattingen die leven binnen
en buiten de organisatie.
Stap 5: Analyseren van dilemma’s en opstellen van
de code
In de projectgroep wordt het verzamelde materiaal geanalyseerd,
met als doel vast te stellen welke waarden en normen
daarin zitten ‘opgesloten’. Aangevuld met de waarden en normen
die reeds expliciet aanwezig zijn, ontstaat zo een globaal
beeld van de gewenste code.
De projectgroep stelt vervolgens een concept-code op en biedt
deze ter goedkeuring aan de directie aan.
Stap 6: Opstellen van plan voor implementatie
Nu wordt een implementatietraject opgesteld.
Zo kan men besluiten om de code top-down te gaan invoeren,
waarbij de echelons één voor één de code bespreken (de zogenaamde
cascade-aanpak).
Men kan overwegen om de code ineens in alle bedrijfsonderdelen
te introduceren of juist kiezen voor een gespreide aanpak
en beginnen met één of enkele bedrijfsonderdelen.
Afspraken moeten worden gemaakt over het ontwikkelen van
communicatiemateriaal, het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten,
besprekingen met medewerkers etc.
33
Totstandkoming van
de bedrijfscode bij VNU
Bedrijven kiezen voor verschillende
aanpakken voor het opstellen van
een bedrijfscode. VNU koos voor een
intensief proces van overleg met alle
stakeholders en medewerkers uit elke
laag van de organisatie en in alle business
units.
Hanneke van Leeuwen, deputy director
Corporate Communications VNU:
“Voordat we de business principles
opstelden hebben we advies gezocht
bij een gespecialiseerd adviesbureau.
Met dit bureau zijn we nagegaan wat
de code zou moeten inhouden. We
hebben een onderzoek laten uitvoeren
onder een dwarsdoorsnede van
de organisatie, zowel wat landen als
typen functies betreft. Wereldwijd is
in zo’n honderd telefonische gesprekken
gevraagd wat men vond van
company-wide business principles en
welke onderwerpen daarin belangrijk
zijn. We zijn uitgekomen op acht
principes die bij wijze van paraplu als
overall principes gelden voor alle bedrijfsonderdelen.
Voor de invoering van de business
principles hanteert VNU een zogenaamd
watervalmodel. De ‘vertaling’
van de acht principes naar lokale gedragscodes
en de manier van invoering
zijn neergelegd bij de vier business
groepen. Zo gaat de ‘waterval’
steeds verder. De groepsdirecteuren
instrueren de bedrijfsdirecteuren, die
de principes dan binnen hun bedrijf
invoeren op de manier die daar het
best past. De principes zijn bottomup
geformuleerd en vervolgens trapsgewijs
top-down gecommuniceerd”.