Managementteam Klachtenregeling 2011 ... - Divers

Sector Bedrijfsvoering
Sector Bedrijfsvoering
Structuur
De sector Bedrijfsvoering bestaat uit de afdelingen
Algemene zaken/secretariaat en Financiën en richt zich
op de administratieve, secretariële, facilitaire en
automatiseringsdiensten binnen Divers. In 2011 hebben
er op het personele vlak geen verschuivingen plaatsgevonden.
Wel heeft de sector te maken gehad met
enkele langdurig zieke medewerkers.
Belangrijke projecten in 2011
Naast de reguliere werkzaamheden stond 2011 in het
teken van vier belangrijke projecten: de huisvesting, de
bezuinigingen, de voorgenomen fusie met Juvans en de
reorganisatie.
Huisvesting
De huisvesting voor de locatie West en Noorderpoort zijn
intern als kwalitatief onvoldoende aangemerkt. Dit is mede
bevestigd door het medewerkertevredenheidsonderzoek.
In 2010 is onderzocht of centrale huisvesting een optie
zou kunnen zijn. Aangezien dit niet uitvoerbaar bleek, is
in 2011 verder gegaan met de zoektocht naar een geschikt
pand voor de Noorderpoort (Hambaken) en de locatie in
West (Boschveld). Om de samenwerking binnen de
organisatie verder te versterken is gekozen voor een
locatie in de omgeving van het stedelijk bureau: stadion
De Vliert. Het laatste kwartaal is met name besteed aan de
uitwerking van de plannen voor de verhuizing.
Bezuinigingen
Nadat de bezuinigingsplannen bekend werden, heeft
Divers scenario’s ontwikkeld voor het realiseren van
een sluitende exploitatie. Deze plannen zijn continue
aangepast op basis van de beschikbare informatie.
Uiteindelijk heeft dit gerealiseerd in een sluitende
begroting voor 2012.
Onderzoek samenwerking
Het verdiepingsonderzoek naar bedrijfsmatige voordelen
van een vergaande samenwerking met Juvans is vooral in
het eerste halfjaar uitgevoerd. Naast de accountants
hebben de managers bedrijfsvoering ook zelf een deel
van het onderzoek uitgevoerd. De nadruk lag op de
gevolgen voor de ICT-voorziening (en bijbehorende
kosten), de huisvesting, en de gevolgen voor de planning
& control cyclus (o.a. administratie).
In het laatste kwartaal is met name aandacht besteed aan
het ontwikkelen van een plan van aanpak en een eerste
uitwerking van de samenvoeging van ondersteunende
diensten van Juvans en Divers.
Reorganisatie
Bedrijfsvoering was ook betrokken bij het reorganisatieplan.
De sector heeft de bezuinigingen (financiële consequenties)
en doorrekening van de kosten gekoppeld aan haar
activiteiten en dienstverlening. Aandachtspunt was de
beoordeling van de invloed op de te leveren diensten door
de ondersteunende diensten.
Planning & Control (P&C) 2011/financiën
De P&C-werkzaamheden hadden in 2011 vooral
betrekking op duidelijkheid. Veel aandacht is besteed
aan de verbetering van de sturingsinformatie, zoals de
periodieke managementinformatie en de productieplanning.
Divers rapporteert zowel inhoudelijk als
cijfermatig over de uitvoering van de opdrachten, aan
de gemeente. In 2010 heeft Divers al veel aandacht
gegeven aan de kwaliteit van de registratie. In 2011
hebben zich geen belangrijke wijzigingen voorgedaan.
Invoering nieuw administratief pakket
Het bestaande administratiepakket bood onvoldoende
mogelijkheden voor het leveren van passende managementinformatie.
Hierdoor en vanwege de fusieplannen, is
besloten om over te stappen op hetzelfde financiële
pakket als Juvans. De opbouw en met name conversie
van bestaande gegevens, kreeg veel aandacht en begin
december was het nieuwe pakket operationeel.
ICT
In 2011 is overgestapt naar een nieuwe versie van
Windows en Office. In het eerste kwartaal is veel energie
gestoken in de voorbereiding en daadwerkelijke invoering
(incl. opleiding).
Servicedesk
In 2011 is de servicedesk verder uitgebouwd. Alle meldingen
over huisvesting, ICT en ondersteuning, worden nu via
het system ingevoerd en verder afgehandeld. Dit zorgt
voor betere managementinformatie. In 2011 is bovendien
het afhandelen van de vragen rondom Central Station in
dit systeem opgenomen.
Vooruitblik naar 2012
Algemeen
In 2012 zal er veel aandacht zijn voor de aanpassingen
van de organisatie, de processen, en de daarmee samenhangende
systemen. Met name vanwege de reorganisatie
zijn deze noodzakelijk. Concreet gaat het dan onder
andere over: de autorisatiestructuur, tijdsregistratie en
financiële verantwoording.
Jaarverslag 2011 Bestuursverslag
65