Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

3.3 Records management tarkvaraRecords management kui distsipliini arenedes ja standardiseerudes oninfotehnoloogiatööstus hakanud välja töötama tarkvara selle jaoks. Esimesedautomatiseeritud süsteemid ilmusid turule 1980ndate alguses ja olid abikspeamiselt paberdokumentide loetelude koostamisel, hävitamisaktidekontrollimisel, arhivaalide asukoha kindlaksmääramisel ja hoidlaruumihaldamisel. Nüüdseks on tegemist täisautomaatsete süsteemidega, mis haldavadnii paber- kui digitaalseid dokumente terve nende elukäigu jooksul javõimaldavad suurel ringil kasutajatel liigitada dokumente sarjadesse ja neidkirjeldada.Kuni viimase ajani oli RM tarkvara suunatud väga kitsale ringile kasutajatele:väljaõppinud records manager’id, kes üldjuhul teadsid, mida nad teevad ja millejaoks taolist tarkvara kasutavad. See tingis suhtelise kasutaja-ebasõbralikkusening vähese ühilduvuse muu asutustes kasutusel oleva tarkvaraga. 11Seosesigapäevaste kasutajate ringi laienemisega on trendid muutunud ja moodsadtarkvarasüsteemid pakuvad kasutajasõbralikke kontrollimehhanisme ningjuurdepääsu nii dokumentidele kui nende sisule.Selles viimases aspektis on esile kerkinud elektroonilised dokumendihaldusesüsteemid (ingl. k. electronic document management systems (EDMS)), millel onreeglina palju informatsiooni efektiivset otsimist ja loomist pakkuvaid omadusi jakasutusvõimalusi, kuid olulise puudujäägina ei paku dokumendihaldusesüsteemid kõiki neid funktsionaalsusi, mis on vajalikud arhivaalide haldamiseks.11 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 611