Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
4. TARKVARA DIGITAALSETE DOKUMENTIDE JA DIGITAALSETEARHIVAALIDE HALDAMISEKS — MIS NEID ERISTAB?Nii dokumendihaldus kui arhivaalihaldus tegelevad põhimõtteliselt sama as<strong>ja</strong>ga— dokumentide haldamisega. Vahe tegemine nende kahe mudeli vahel onteatavas mõttes kunstlik <strong>ja</strong> on esile kerkinud alles automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>midesaabudes.Kõik asutused tegelevad dokumentidega — loovad, haldavad <strong>ja</strong> säilitavad neid.Vahendeid, s.h. tarkvara, mis asutusi selles töös abistavad, nimetataksekokkuvõtvalt dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>mideks. Süst<strong>ee</strong>mid <strong>ja</strong> tarkvara, mistegelevad digitaalsete dokumentidega on elektroonilised dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mid (EDMS). Teatav osa iga asutuse dokumentidest on ühtlasi kaarhivaalid, mille korrektne loomine, kasutamine, haldamine <strong>ja</strong> säilitamine va<strong>ja</strong>bulatuslikumat <strong>ja</strong> tugevamat kontrolli kui traditsiooniline dokumendihalduspakub. Eelkõige <strong>ee</strong>ldab s<strong>ee</strong> asutuse ulatuses, keskselt paika pandud <strong>ja</strong> kehtesta<strong>tud</strong>as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gleid, mis tagaksid asutusele va<strong>ja</strong>like <strong>ja</strong> seadustega ette näh<strong>tud</strong>dokumentide (arhivaalide) säilimise.Kuna valdav enamus dokumendihalduse tarkvarapakette ei ole pakkunudselliseid võimalusi piisaval tasemel, siis eristatakse nende kõrval as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise ehkarhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>me (RMS <strong>ja</strong> ERMS). Kuigi trendid tarkvaraturul onneid kahte viimase kolme aasta jooksul lähendanud — EDMSid on endale lisamasRM funktsioone <strong>ja</strong> ERMS on muutumas paindlikumaks dokumentide sisulejuurdepääsu tagamisel — on taoline vahetegemine endiselt jõus <strong>ja</strong> aktuaalne.4.1 EDMS vs. ERMSPäevakorral olev probl<strong>ee</strong>m seisneb selles, et EDM süst<strong>ee</strong>me on turul rohkem <strong>ja</strong>võimalik, et dokumentide mitmekesisusest <strong>ja</strong> hulgast tulenevalt ka va<strong>ja</strong>dus nendejärele on suurem; samal a<strong>ja</strong>l ei teadvusta organisatsioonid endale alati, et pealeindividuaalsete digitaalsete dokumentide on neil va<strong>ja</strong> hallata ka arhivaale <strong>ja</strong>nende kogumeid. Ehk teisisõnu, asutustel on alati va<strong>ja</strong> mõlemat — nii EDM kuiERM süst<strong>ee</strong>me. 12Järgnevad raporti peatükid räägivad arhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>midest (RMS),nende mudelitest <strong>ja</strong> nõudmistest neile. On äärmiselt oluline tähele panna, et n<strong>ee</strong>d<strong>mudelid</strong> kehtivad <strong>ee</strong>lkõige asutuse arhivaalide kohta. Kuigi neis sisaldub kaprintsiipe, mis kehtivad samahästi mistahes dokumentide haldamiseks,mudell<strong>ee</strong>rivad n<strong>ee</strong>d süst<strong>ee</strong>mid protsesse, mida asutused peavad juurutamatagamaks autentseid <strong>ja</strong> kasutatavaid arhivaale. Dokumentide <strong>ja</strong> nende sisuhaldamisega tegelevate süst<strong>ee</strong>mide (DMS) <strong>mudelid</strong> on r<strong>ee</strong>glina üles ehita<strong>tud</strong>teistest printsiipidest lähtuvalt — nt. üksikute dokumentidega tegelemine12 PRO, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 1998, lk. 3412
![[ ] rad - tud.ttu.ee](https://img.yumpu.com/51069910/1/184x260/-rad-tudttuee.jpg?quality=85)
Change language