Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
tuleb kõiki neid etappe tegevuste tasandil kontrollida. S<strong>ee</strong>vastu järgminedokumendi elukäigu etapp — kasutamine — ei ole otseselt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise kontrolliall, vaid tuleneb dokumendi loomise <strong>ee</strong>smärgist. Ometi peab as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mtagama teatava kontrolli ka selles faasis, eriti digitaalsete dokumentidegaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise puhul.7. Kasutamine (maintenance, use)Dokumentide kasutamise etapi olulisteks aspektideks an<strong>tud</strong> kontekstis on:• Dokumentidele juurdepääsu tagamine <strong>ja</strong> kontroll — dokument peabolema lihtsalt kättesaadav nende <strong>ja</strong>oks, kellel seda va<strong>ja</strong> on <strong>ja</strong> ei pea olemakättesaadav nendele, kellel selle <strong>ja</strong>oks õigused puuduvad.• Dokumendi terviklikkuse, autentsuse <strong>ja</strong> usaldusväärsuse säilimisekontroll — kasutamise käigus võib dokument muu<strong>tud</strong>a või täieneda (nt.uue digitaalallkir<strong>ja</strong> lisamise läbi, vms.), mida tuleb olenevalt olukorrastkas vältida või toimunud muudatused registr<strong>ee</strong>rida <strong>ja</strong> jäädvustada.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi ülesandeks on vastavate kontrollimehhanismide paikapanemine<strong>ja</strong> juurutamine.8. Hävitamine (disposal)Dokumendid, mille kasutusva<strong>ja</strong>dus on lõppenud ning millele an<strong>tud</strong> säilitamisetähtaeg on möödunud hävitatakse. Kui paberdokumentide puhul ondokumentide füüsiline hävitamine selge <strong>ja</strong> lõplik protseduur, siis digitaalsetedokumentide puhul tavalisest faili kustutamisest r<strong>ee</strong>glina ei piisa <strong>ja</strong> põh<strong>ja</strong>likumadprotseduurid tuleb ette kirjutada, mis ühtlasi tagavad võimalike varukoopiate,elektronposti postkastides salvesta<strong>tud</strong>, jms. dokumendi koopiate hävitamise.9. Säilitamine (preservation, storage)Dokumendid, mida enam igapäevaselt ei ole va<strong>ja</strong>, s.t. nad ei ole enam aktiivseskasutuses, pannakse säilitamiseks kõrvale, tavaliselt asutuse arhiivis. Tegevused,mida s<strong>ee</strong>juures kontrollida tuleb, on:• dokumentide kirjeldamine (mille kaudu tagatakse nende ülesleidminearhiivis);• dokumentide kasutatavuse tagamine (on eriti aktuaalne digitaalsetedokumentide puhul, mis tänu tehnoloogia iganemisele võivad a<strong>ja</strong> jooksulkättesaamatuks või kasutamatuks muu<strong>tud</strong>a);• juurdepääsu <strong>ja</strong> dokumentide turvalisuse kontroll;Dokumendid, millele on an<strong>tud</strong> alatine säilitusväärtus antakse tea<strong>tud</strong> a<strong>ja</strong>möödudes üle avalikke arhivaale koguvale asutusele (nt. Rahvusarhiiv), kesr<strong>ee</strong>glina kontrollib oma täiendavate nõudmiste kaudu nii dokumentide kirjeldustkui terviklikkust <strong>ja</strong> kasutatavust. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>glid dokumentide pikaa<strong>ja</strong>lisekssäilitamiseks on s<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> otstarbekas viia kooskõlla arhiivi poolt esita<strong>tud</strong>nõudmistega.43
![[ ] rad - tud.ttu.ee](https://img.yumpu.com/51069910/1/184x260/-rad-tudttuee.jpg?quality=85)
Change language