Rahvusvahelised asjaajamissÃ¼steemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

More documents

Recommendations

Info

6.7 Loomine ja saamine, ehk asjaajamisse haaramineKuna tegemist on records management ja ERM süsteeme käsitlevate juhistega, siisdokumentide füüsilisest loomisele lisandub nende n.ö. asjaajamisse sisenemisehetk või “asjaajamisse haaramine” (ingl. k. records capture). Sellest hetkest alateson dokumendid asjaajamissüsteemi kontrolli all, sõltumata sellest, kas nad loodisamas asutuses või saabusid asutusse väljastpoolt.Enamus standardeid ongi pühendanud terve peatüki dokumentide asjaajamissehaaramisele ning välja toonud rea tegevusi ning omadusi, mida ERM süsteemidpeavad seejuures võimaldama. Kokkuvõtvalt on need esitatud tabelis 5 järgmiselleheküljel.Olulisteks tegevusteks, mida süsteemid võimaldama ja kontrollima peavad onseega:• Otsustus, milliseid dokumente asjaajamissüsteemi haarata.• Millises vormingus need dokumendid võivad olla või peavad olema.• Kuidas neid dokumente kirjeldada tuleb (nii süsteemi enda pooltautomaatselt kui süsteemi kasutaja poolt).• Asjaajamisse haaratud dokumentide ja nende sisu kaitsmine muudatustetegemise või kustutamise eest.• Dokumentide ülevõtmine teistest infosüsteemidest.Kõige põhjalikumalt on need tegevused kaetud PRO juhistes ja MoReqstandardis, kuid mõlemas on teoreetilist põhjendust nende tegevusteläbiviimiseks napilt. Seevastu AS 4390 ja ISO 15489 esitavad üksnes teoreetilisevaatenurga sellele etapile. Standardites kasutatud terminid dokumentideasjaajamisse haaramise tähistamiseks on võrdluses järgmised:“Capture—a deliberate action which results in the registration of a recordinto a recordkeeping system. For certain business activities, this action maybe designed into electronic systems so that the capture of records isconcurrent with the creation of records.” (AS 4390.1: 4.7)“The purpose of capturing records into records systems is to 1) establish arelationship between the record, the creator and the business context thatoriginated it; 2) place the record and its relationship within a recordssystem, and 3) link it to other records.” (ISO 15489: 9.3)“Capture — registration, classification, addition of metadata and storage ofa record in a system that manages records.”(MoReq)“Create — in electronic records, the action or result of filing a new recordand its associated metadata.”(DoD 5015.2: AP1.12)“Declaration — the process of defining that a document’s contents arefrozen and that it formally passes into corporate control and is therebydeclared as a record.”(PRO F II)46
Standard Viide SeletusAS 4390.38.1 – 8.2.8 Asutuse tegevused ja protsessid, mida kindlastidokumenteerida tuleb.8.7 Vajalikud failivormingud ja dokumentide tüübid.AS 4390.5 6.3 Milliseid dokumente tuleb asjaajamissüsteemi haarata.ISO 15489 9.1 Põhinõudmisi süsteemidele dokumentide haaramiselasjaajamisse.9.3 Records capture — selle eesmärk ja põhilised viisid.MoReqptk. 6 Capturing records, mille all esitatakse nõudmisi ka teisteleetappidele (nt. registreerimine). Dokumentide loomisega onseotud järgmised:6.1.1 – 6.1.2 Dokumentide loomine.6.1.3 – 6.1.4; Dokumentide kirjeldamine ja vajalik metaandmestik.ptk. 12; Lisa 56.1.12 – 6.1.13;6.3Dokumentide tüübid ja vormingud.6.1.2 – 6.2.3 Dokumentide mass-importimine teistest süsteemidest.PRO, G II 1.22 – 1.31 Üldised nõudmised dokumentide loomisele ja selleteoreetilised aspektid.ptk. 2 Declaration and Sustainability esitab üldised nõudmised, selleall:PRO, F IA2.1, 2.5-2.6,2.16Document capture ehk mida peab süsteem võimaldamadokumentide korrektseks haaramiseks asjaajamisse.A2.2; (A2.31-2.33); *** vt. kaPRO, G II 2.17-2.31Dokumentide ‘deklareerimine’ digitaalsete arhivaalidena:“The ERMS must support the process of declaration, in whichan electronic document is marked as a formal electronic recordand is associated with one or more folders in the electronicfileplan by an end user.”A2.3-2.4;(A2.31)Dokumentide olemasolu ja sisu kaitse.A2.7, 2.20-2.21,2.23-2.24;(A2.25-2.28);vt. PRO, GIIB.8 – B.16A2.8-2.15, 2.20,2.22; (A2.29-2.30); vt. PRO,GII 2.32-2.61ptk. 9Dokumentide erinevate vormingutega tegelemine:“The ERMS must ensure the capture of, and be able to declare,electronic records in their native format.”Miinumumnõudmised kirjeldusele, mida süsteem peabdokumentidele lisama.Dokumentide import teistest süsteemidest (soovitavanõudmisena).DoD 5015.2 C3.2.2 Dokumentide import teistest süsteemidest.NOARK-4 5.3 Dokumentide vormingud.Tabel 5. Dokumentide loomise ja asjaajamisse haaramise protsessid.*** Sulgudes on viidatud nn. soovitavad nõudmised, mida antud standard ei pea kohustuslikuks.47
Page 3 and 4: SISUKORDSISUKORD 11. SISSEJUHATUS 3
Page 5 and 6: 1. SISSEJUHATUSÜha rohkem asutusi
Page 7 and 8: Dokumendi elukäik - sõnaleiutis v
Page 9: 3. RECORDS MANAGEMENT JA ASJAAJAMIN
Page 13 and 14: 3.3 Records management tarkvaraReco
Page 15 and 16: dokumentide kogumi või sarja aseme
Page 17 and 18: Üha rohkem EDM süsteemide omadusi
Page 19 and 20: mille üldistamise näiteks on Euro
Page 21 and 22: Standardi üldteoreetiline lähenem
Page 23 and 24: Rahvusvahelisel tasandil rakendamis
Page 25: hoiustamine, 27 juurdepääs, arhiv
Page 28 and 29: Peatükis kümme kirjeldatakse muid
Page 30 and 31: Tekst on mõeldud eelkõige 1) juba
Page 32 and 33: 5.5 DoD 5015.2-STD: Design criteria
Page 34 and 35: 5.6 NOARK-4 standardAastast 1740 on
Page 36 and 37: 6. ANALÜÜSSelles peatükis võrre
Page 38 and 39: Tabel 2. Dokumendi, arhivaali ja di
Page 40 and 41: Tabel 3. Asjaajamissüsteemi defini
Page 42 and 43: ja arhivaalide kontrollimine läbi
Page 44 and 45: usaldusväärse dokumendi tagamisek
Page 46 and 47: Järgnevas võrreldakse analüüsit
Page 50 and 51: 6.8 RegistreerimineTraditsioonilise
Page 52 and 53: dokumentide loetelu paindlik ülese
Page 54 and 55: esitatud kui võimalus, mida tarkva
Page 56 and 57: 6.13 HävitamineArhivaalide hävita
Page 58 and 59: Praktiliselt olematud on nõudmised
Page 60 and 61: Tabel 13. Standardite üldine võrd
Page 62 and 63: StandardMooduliteksjaotamineOlemisu
Page 64 and 65: Kokkuvõttest tabelis 15 nähtub, e
Page 66 and 67: 6.20 Süsteemi kasutamise lihtsusAs
Page 68 and 69: DoD 5015.2NOARK-4JAJANõudmiste hie
Page 70 and 71: Standard Avalik Era HuvigruppThis i
Page 72 and 73: kas uue asjaajamise mudeli jaoks v
Page 74 and 75: 8. LÕPPSÕNAViimase viiekümne aas
Page 76 and 77: Barbara Reed, “Electronic records
Page 78 and 79: Konkreetsed selles raportis analü
Page 80 and 81: AS 4390.5 Part 5: Appraisal and dis
Page 82 and 83: MoReq Specification: Model Requirem
Page 84 and 85: PRO Functional requirements for ele
Page 86 and 87: NOARK-4: Norwegian recordkeeping sy
Page 88: 8.2.3.3 Screening of individual pie

Rahvusvahelised asjaajamissÃ¼steemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?