Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

hoiustamine, 27 juurdepääs, arhivaalide asukoha jälgimine ja hävitamine. Eraldi onveel välja toodud asjaajamise protsesside kirjeldamise nõudmised, ningauditeerimine ja koolituse vajadus.Pärast pikki vaidlusi läbi TC46/SC11 kolme istungi, otsustati standard jaotadakahte ossa, millest esimene sõnastaks vaid üldised nõudmised ning ei kirjutaksette protseduure ja praktikat. See on standardi põhisosa juurde kuuluva tehniliseraporti ülesanne, kuna see, standardi teine osa, on mõeldud töövahendina, misannab praktilist nõu süsteemide juurutamiseks. Selle aluseks on asjaajamiseprotseduurid ja alternatiivsed lähenemised erinevates maades, mis ei olekaugeltki standardsed. Töögrupi analüüsi tulemusena on tehnilisse raportissepraeguseks jäänud standardi põhiosa peatükkide 6, 8, 9, 10 ja 11 detailsemadkirjeldused ning välja on jäetud hoiustamise detailne käsitlemine. 28Tehnilineraport järgib standardi esimese osa ülesehitust ning kasutab sama numeratsiooni,et hõlbustada kasutamist. Tehnilise raportiga käib kaasas rida näitlikke lisasid jaasjakohane bibliograafia.HinnanguidMõistagi peab taoliste tekstide üldistatus rahvusvahelises kontekstis rakendamisejaoks olema märksa suurem kui ühe riigi või ametkonna piires. Seetõttu onarusaadav, et AS 4390st on ISO 15489s vähe jälgi leida, kuna jubadokumenditeaduse alusterminoloogia ei ole kergelt transleeritav ühest keelest egaasjaajamise traditsioonist teise. Siiski on olulise punktina Austraalia standardigavõrreldes välja jäetud dokumendi elukäigu printsiip, millega seoses ei kata ISOstandard arhivaalide arhiivis säilitamise etappi; praktiliselt märkamatuks jääb kaorienteeritus äriprotsessidele, mitte füüsilistele dokumentidele kui asjaajamiseobjektidele, mis Austraalia standardis on eksplitsiitne ja võibolla ka innovaatiline.Standardi esimene osa on väga teoreetiline ja üldine tegevuste kirjeldus, mistõttuilma praktilise juhendita nende kirjeldatud printsiipide rakendamiseks on seeigapäevatöös asjaajamissüsteemidega vähe kasulik, kuna see ei reguleeri egakirjuta ette pea midagi. Küll aga on esitatud definitsioonid head ja kõikekatvadning lisaks sisaldab see standard mitmeid viiteid teistele relevantsetele ISOstandarditele, mida asjaajamissüsteemide väljatöötajad ja juurutajad peaksidnüüdsest kindlasti arvestama. Kui tehniline raport tuleb vähem deklaratiivne,tõstaks see standardi kui terviku kasutusväärtust.27 Kuigi hoiustamine on pea ainuke peatükk, kust kumab läbi AS 4390 aluseks olev ‘recordscontinuum’ printsiip, viidatakse hoiustamise tingimuste osas ISO standardi mustandile ISO/IECDIS 11799: “Information and Documentation – Documentation storage requirements for archiveand library materials”.28 S. Healy, “ISO Technical Report”, 200123