Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Kokkuvõttest tabelis 15 nähtub, et AS 4390 <strong>ja</strong> ISO 15489 on selles vallas kõigepõh<strong>ja</strong>likumad, samuti PRO tekstid ning et n<strong>ee</strong>d aspektid on pea täiesti katmataMoReq <strong>ja</strong> DoD 5015.2 standardites.6.18 Hübriidtoimikute haldamineÜks olulisemaid aspekte digitaalse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi juurutamise juures onselle paindlikkus haldamaks üheaegselt digitaalseid- <strong>ja</strong> paberdokumente.Vaatamata arvutite laiale levikule ei ole paberdokumendid v<strong>ee</strong>l kadunud ningpaber-arhiivid jäävad asutustesse v<strong>ee</strong>l aastakümneteks. Kuidas on käsitletavadstandardid seda as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise aspekti regul<strong>ee</strong>rinud?Standard Viide SelgitusStandard tegeleb mõlemat tüüpi dokumentidega ning ei eristaAS 4390spetsiaalselt nende nõudmisi, t<strong>ee</strong>b seda aga lühidalt süst<strong>ee</strong>midepuhul:AS 4390.38.3 Recordk<strong>ee</strong>ping systems based on paper files8.4 Electronic recordk<strong>ee</strong>ping systemsISO 15489 –Standard tegeleb dokumentidega üldiselt ning ei erista digitaalse <strong>ja</strong>paberdokumendi erinõudmisi. Üksikuid erinõudmisi on ära tooduddigitaalseid dokumente haldavatele süst<strong>ee</strong>midele (nt. 8.2.2, 9.6, 9.7,jm.).MoReq1.2 Lähtutakse <strong>ee</strong>ldusest, et süst<strong>ee</strong>mi on võimalik rakendada kapaberdokumentide haldamiseks: “As this specification contains“model” requirements, it is designed to be entirely generic.”10.1 Management of non-electronic records: “The ERMS should be able toregister physical files under the same classification scheme as th<strong>ee</strong>lectronic records, and provide for the management of “hybrid files”of electronic and physical records.”10.2 Hybrid file retention and disposal <strong>ee</strong>ldab, et dokumentide loeteluga onregul<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> ka paberdokumente.PRO, G II 3.16 – 3.17 ‘hybrid assemblies’ — nende põhiprobl<strong>ee</strong>mid.PRO, F I ptk. 6 Hybrid folder management — nõudmised ERMSile nende haldamiseks.DoD 5015.2 – Paberdokumente ei mainita.NOARK-4 5.2.3 Paper-based vs. electronic recordk<strong>ee</strong>ping — põhiprobl<strong>ee</strong>mid.Tabel 16. Paber- <strong>ja</strong> digitaaldokumentide samaaegse haldamise võimalused.Võrdlusest nähtub, et selle as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise aspekti on üldise nõudmise esitamisegakatnud PRO <strong>ja</strong> MoReq tekstid, mõlemad s<strong>ee</strong>juures läh<strong>tud</strong>es digitaalsetearhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>mist, mille omaduste hulka peab kuuluma ka paberarhivaalideregistr<strong>ee</strong>rimine <strong>ja</strong> haldamine. Sootuks väl<strong>ja</strong> on paberdokumendidjäe<strong>tud</strong> DoD 5051.2 standardist. Praktilisi lahendusi kahel erineval dokumenditüübil ra<strong>ja</strong>neva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise ühitamiseks ei paku ükski standarditest.62
![[ ] rad - tud.ttu.ee](https://img.yumpu.com/51069910/1/184x260/-rad-tudttuee.jpg?quality=85)
Change language