Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
5. RECORDS MANAGEMENT STANDARDISEERIMINE —RAHVUSVAHELISED TRENDIDÜha valjuhäälsematest dokumendi- <strong>ja</strong> teabehalduse tarkvaramüügikampaaniatest kostub aeg-a<strong>ja</strong>lt väide, et records management on ‘minevikuasi’ <strong>ja</strong> tegeleb vaid paberdokumentidega <strong>ja</strong> et moodne tarkvara rahuldab kõikiorganisatsiooni info-va<strong>ja</strong>dusi, muutes as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mured olematuks. Iga firma võiasutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>, kelle abi on uute süst<strong>ee</strong>mide juurutamisel alati siiski va<strong>ja</strong>,kinnitab vastupidist. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine (records management) on s<strong>ee</strong> valdkond, mis peabandma vastuse küsimustele organisatsiooni nii paber- kui digitaalsetedokumentide haldamise <strong>ja</strong> selle korrektsuse kohta. Tänu tehnoloogia arenguleseisavad as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>d üle maailma samade probl<strong>ee</strong>mide <strong>ee</strong>s: kuidas integr<strong>ee</strong>ridauusi süst<strong>ee</strong>me olemasolevatega, kuidas hallata samaaegselt nii paber- kuidigitaalseid dokumente, kuidas ühitada omavahel organisatsioonidokumendihalduse, workflow <strong>ja</strong> arhivaalihalduse süst<strong>ee</strong>me <strong>ja</strong> tarkvara, millistelenõudmistele peavad uued, juurutatavad süst<strong>ee</strong>mid vastama. Neile väl<strong>ja</strong>kutsetelevastamiseks on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>d <strong>ja</strong> arhivaarid mitmel pool maailmas asunudstandardis<strong>ee</strong>rima tüüpilisemaid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesse.Miks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist standardis<strong>ee</strong>rida?Arenev tehnoloogia tõstab lõpp-kasuta<strong>ja</strong>te ootusi <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>dusi informatsiooniefektiivseks <strong>ja</strong> kiireks haldamiseks. S<strong>ee</strong> on kaasa toonud uued nõudmised, aga kauued võimalused arhivaalide haldamise <strong>ja</strong>oks. Samas rahuldavad kohalikud <strong>ja</strong>spetsiifilised üksiklahendused as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong>oks r<strong>ee</strong>glina üksnes kas mõne grupi,ametkonna või organisatsiooni liigi va<strong>ja</strong>dusi. Seadmaks üldkehtivaid nõudmisidokumentide usaldusväärsusele, autentsusele, terviklikkusele ningkasutatavusele ongi haka<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist rahvusvaheliselt standardis<strong>ee</strong>rima. Sellealuseks on id<strong>ee</strong>, et arhivaalide dokument<strong>ee</strong>riv funktsioon ning nende kasutusas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises on universaalne ega sõltu otseselt neid loova <strong>ja</strong> haldavaorganisatsiooni tüübist või selle tegevuse <strong>ee</strong>smärgist. Records managementprotsesside standardis<strong>ee</strong>rimine tagab kõigi arhivaalide kaitse <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>likutähelepanu neile ning efektiivse juurdepääsu neis sisalduvale informatsioonile <strong>ja</strong>nende tõestusväärtusele standardis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> protseduuride kaudu. 17Paljudes riikides <strong>ja</strong> ka rahvusvaheliselt on olemas standardeid, mis regul<strong>ee</strong>rivadüksikuid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesse <strong>ja</strong> osi (nt. magnetandmekand<strong>ja</strong>te hoiutingimused,dokumentide registr<strong>ee</strong>rimine, kirjeldamine, jne.). As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist tervikuna ei olnudkuni viimase a<strong>ja</strong>ni püü<strong>tud</strong> ühtsete ettekirjutustega haarata. A<strong>ja</strong>looliselt onesimene riik, kus as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist kui tervikut on õnnestunud regul<strong>ee</strong>rida, sõltumataorganisatsiooni tüübist <strong>ja</strong> sektorist, kuhu s<strong>ee</strong> kuulub, Austraalia. Sellest kasvasväl<strong>ja</strong> rahvusvahelise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi id<strong>ee</strong>, mis lähikuudel peaks jõustumaISO standardina. Nende arengute kõrval on suuremat tähelepanu haka<strong>tud</strong>osutama digitaalsetel dokumentidel põhinevale as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misele <strong>ja</strong> süst<strong>ee</strong>midele,17 ISO/DIS 15489, lk. vi16
![[ ] rad - tud.ttu.ee](https://img.yumpu.com/51069910/1/184x260/-rad-tudttuee.jpg?quality=85)
Change language