Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

ja arhivaalide kontrollimine läbi terve nende elukäigu, koosneb tervest reasttegevustest, mida dokumendi elukäigu erinevates etappides rakendatakse. Sestapon võimalik võrrelda erinevate standardite soovitatud asjaajamislike tegevustepiisavust kontrolli teostamiseks dokumendi elukäigu etappide kaupa. Samutisaab hinnata nende sobivust digitaalsete dokumentide haldamiseks.Kuigi dokumendi elukäigu mudel ei ole iseenesest standard, millest lähtuvalt võimille vastu asetades saaks asjaajamise standardeid mõõta ja hinnata, pakub seeanalüüsivahendina võimalust paigutada erinevate asjaajamise mudelite üksikuidelemente n.ö. samasse koordinaatsüsteemi, kus neid siis võrrelda saab.Dokumendi elukäigu mudelist lühidalt järgmisena.6.5 Dokumendi elukäikDokumendi elukäigu kui teoreetilise mudeli esimeseks propageerijaks oli 1934.aastal asutatud Ameerika Ühendriikide Rahvusarhiiv (NARA). Kui praegusel ajaltundub koomiliselt tarbetu väita, et dokumendid ei teki päris iseenesest, vaidkellegi teadliku tegevuse läbi, kus informatsioon jäädvustatakse mingile kandjale,siis veel 70 aastat tagasi ei olnud selge arusaam dokumentide saatusest kuigi laialtlevinud. Koos “avastusega”, et dokumentide loomist saab ja tuleb kontrollida, tuliteadmine, et kui seda kontrolli teostada efektiivselt, muutuvad dokumendihaldamine, kasutamine ja hävitamine samuti lihtsamaks ning süsteemsemaks.Seetõttu seletatakse dokumendi elukäigu kontseptsiooni tihti võrdluse kaudubioloogiliste organismidega, mis samuti sünnivad (loomise etapp), elavad(haldamise ja kasutamise etapp) ning surevad (hävitamise etapp). Igal faasil ehketapil on oma kindlad elemendid ja iga etapi raames teostatakse teatudfunktsionaalseid tegevusi. Kõik dokumendid käivad läbi kõik need etapid, kuidmõned dokumendid teevad seda kiiremini kui teised; mõned dokumendidvõivad mõne etapi läbida kiiremini kui teised.Võrreldavatest standarditest on leida järgmiseid dokumendi elukäigudefinitsioone:“Records, whether electronic or paper, pass through identifiable phases intheir lifecycle from initial creation to final disposal. At each phase of thecycle, electronic records need to be actively managed according toestablished procedures, to ensure that they retain qualities of integrity,authenticity and reliability.” (PRO)“The records life cycle is the life span of a record from its creation or receiptto its final disposition. It is usually described in three stages: creation,maintenance and use, and final disposition.” (DoD 5015.2)“Records continuum — the whole extent of a record’s existence. Refers to aconsistent and coherent regime of management processes from the time ofthe creation of records (and before creation, in the design of recordkeepingsystems), through to the preservation and use of records as archives.”(AS 4390.1)40