Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

6.7 Loomine ja saamine, ehk asjaajamisse haaramineKuna tegemist on records management ja ERM süsteeme käsitlevate juhistega, siisdokumentide füüsilisest loomisele lisandub nende n.ö. asjaajamisse sisenemisehetk või “asjaajamisse haaramine” (ingl. k. records capture). Sellest hetkest alateson dokumendid asjaajamissüsteemi kontrolli all, sõltumata sellest, kas nad loodisamas asutuses või saabusid asutusse väljastpoolt.Enamus standardeid ongi pühendanud terve peatüki dokumentide asjaajamissehaaramisele ning välja toonud rea tegevusi ning omadusi, mida ERM süsteemidpeavad seejuures võimaldama. Kokkuvõtvalt on need esitatud tabelis 5 järgmiselleheküljel.Olulisteks tegevusteks, mida süsteemid võimaldama ja kontrollima peavad onseega:• Otsustus, milliseid dokumente asjaajamissüsteemi haarata.• Millises vormingus need dokumendid võivad olla või peavad olema.• Kuidas neid dokumente kirjeldada tuleb (nii süsteemi enda pooltautomaatselt kui süsteemi kasutaja poolt).• Asjaajamisse haaratud dokumentide ja nende sisu kaitsmine muudatustetegemise või kustutamise eest.• Dokumentide ülevõtmine teistest infosüsteemidest.Kõige põhjalikumalt on need tegevused kaetud PRO juhistes ja MoReqstandardis, kuid mõlemas on teoreetilist põhjendust nende tegevusteläbiviimiseks napilt. Seevastu AS 4390 ja ISO 15489 esitavad üksnes teoreetilisevaatenurga sellele etapile. Standardites kasutatud terminid dokumentideasjaajamisse haaramise tähistamiseks on võrdluses järgmised:“Capture—a deliberate action which results in the registration of a recordinto a recordkeeping system. For certain business activities, this action maybe designed into electronic systems so that the capture of records isconcurrent with the creation of records.” (AS 4390.1: 4.7)“The purpose of capturing records into records systems is to 1) establish arelationship between the record, the creator and the business context thatoriginated it; 2) place the record and its relationship within a recordssystem, and 3) link it to other records.” (ISO 15489: 9.3)“Capture — registration, classification, addition of metadata and storage ofa record in a system that manages records.”(MoReq)“Create — in electronic records, the action or result of filing a new recordand its associated metadata.”(DoD 5015.2: AP1.12)“Declaration — the process of defining that a document’s contents arefrozen and that it formally passes into corporate control and is therebydeclared as a record.”(PRO F II)46