Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

dokumentide kogumi või sarja asemel — ja ei pruugi sisaldada funktsioone, mison vajalikud arhivaalide korrektseks haldamiseks. Ja vastupidi, RMS ei oletavaliselt piisavalt võimsad, et rahuldada organisatsiooni informatsioonihaldamise vajadusi selle dokumentide kaudu, nagu seda teevad EDMS’id.EDMS puudustena võrreldes ERMSga nähakse järgmisi aspekte:"Most document management products lack the following critical recordsmanagement capabilities:• Some method of declaration – a mechanism to define whether or not adocument is a record.• The ability to perform formal retention and disposition (destruction) ofrecords based on their classification.• The ability to track and control documents that are outside the system(such as on paper).• The ability to faultlessly track the location of all records, so that they maybe located and destroyed according to the required retention schedule". 13Erinevusi nende kahe tarkvarasüsteemi tüübi vahel võib välja tuua veelgi: 14EDMSERMSSoodustab operatiivset kasutamistLubab dokumente muuta ja/võinende mitmeid versiooneVõib lubada dokumendi kustutamistIndekseerib üksikuid dokumenteVõib sisaldada kasutaja määratuddokumentide salvestamise struktuuriLähtub kasutamise vajadustestHaldab üksikuid objekteVõib sisaldada säilitamise perioodimääramistSuunatud igapäevase infovajaduserahuldamiseksTeostab administratiivset kontrolliKaitseb arhivaale nende muutmiseeestEi luba arhivaale kustutada, väljaarvatud kontrollitud tingimustesPaigutab arhivaalid sarjadessePeab sisaldama kindlaksmääratuddokumentide loetelu struktuuriLähtub seaduste nõudmistestHaldab sarjuTabel 1. EDMS ja ERMS omaduste võrdlus.Peab sisaldama säilitamistähtaegaderanget järgimistPeaeesmärgiks on dokumentatsioonipikaajalise säilimise tagamineTurule ilmuvad EDM ja ERM hübriidsüsteemid tõstatavad veelgi teravamaltvajaduse teadvustada, millised asutuse asjaajamise funktsioonid juurutatavtarkvarasüsteem peab katma.13 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 714 MoReq, ptk. 10.3; B. Wiggins, “Effective Document Management”, 2000, lk. 66; PRO,“Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records. Volume 2: Procedures”, 1999,lk. 107-108 põhjal.13